Nie stać Cię na public relations? A stać Cię na to, żeby nie jeść? No dobrze... Przesadzam...

Nie każdego stać na restaurację, ale jakie to przyjemne kiedy ktoś dla nas gotuje, prawda?

W tym roku notorycznie słyszę od szefów małych i średnich firm zdanie: "Chciałbym zatrudnić kogoś kto profesjonalnie poprowadzi kampanię public relations, ale nie mam na to pieniędzy, więc muszę zająć się tym sam."

Od początku roku prowadziłem nieformalny sondaż wśród przedsiębiorców, którzy kontaktowali się ze mną w sprawie usług public relations. Z tych rozmów dowiedziałem się, że - prawdopodobnie z powodu braku informacji lub wiedzy - wiele firm zawyża szacunkowe wydatki na kampanię public relations.

Pytanie, które zadawałem pod koniec prezentacji brzmiało: "Ile Pani/Pana zdaniem kosztuje miesięcznie profesjonalna kampania public relations produktu i/lub usługi?"

Ankieta wśród 24-rech przedsiębiorców dała takie wyniki:

• 12,5% stwierdziło, że profesjonalna kampania PR kosztuje ponad 10,000 złotych miesięcznie.
• 20,8% stwierdziło, że profesjonalna kampania PR kosztuje 7,001 - 10,000 złotych miesięcznie.
• 16,7% stwierdziło, że profesjonalna kampania PR kosztuje 5,001 - 7,000 złotych miesięcznie.
• 16,7% stwierdziło, że profesjonalna kampania PR kosztuje 3,001 - 5,000 złotych miesięcznie.
• 12,5% stwierdziło, że profesjonalna kampania PR kosztuje 1,001 - 3,000 złotych miesięcznie.
• 8,3% stwierdziło, że profesjonalna kampania PR kosztuje mniej niż 1,000 złotych miesięcznie.

Identyczne pytanie zadałem uczestnikom listy dyskusyjnej InternetPR.pl.

Oto wyniki sondy wśród 59 osób zajmujących się zawodowo i/lub interesujących się public relations:

• 27,1% stwierdziło, że profesjonalna kampania PR kosztuje ponad 10,000 złotych miesięcznie.
• 22,0% stwierdziło, że profesjonalna kampania PR kosztuje 7,001 - 10,000 złotych miesięcznie.
• 20,0% stwierdziło, że profesjonalna kampania PR kosztuje 5,001 - 7,000 złotych miesięcznie.
• 13,6% stwierdziło, że profesjonalna kampania PR kosztuje 3,001 - 5,000 złotych miesięcznie.
• 11,9% stwierdziło, że profesjonalna kampania PR kosztuje 1,001 - 3,000 złotych miesięcznie.
• 3,4% stwierdziło, że profesjonalna kampania PR kosztuje mniej niż 1,000 złotych miesięcznie.

Ciekawy wynik, prawda? W grupie praktyków public relations dominują ci, których zdaniem profesjonalna kampania public relations kosztuje miesięcznie więcej niż 10,000 złotych, a wśród przedsiębiorców góruje przekonanie, że to wydatek w granicach 7-10 tysięcy złotych. Można oczywiście spierać się o rzetelność tego badania. Inaczej na inwestycję w PR patrzy właściciel małej czy średniej firmy. Inaczej praktyk PR. Ale jedna konkluzja jest klarowna. Profesjonalna kampania PR - według obydwu grup - kosztuje miesięcznie ponad 7 tysięcy złotych.

Gdybyśmy szukali grupy dominującej (ok. 50% wskazań), to wśród przedsiębiorców jest to grupa wskazująca przedział 3-10 tysięcy złotych (54,2%), a wśród praktyków PR - ponad 7 tysięcy złotych (49,1%). Czyli wspólnie dla obydwu grup stawka 7-10 tysięcy złotych miesięcznie.

A jak jest naprawdę?

Profesjonalną kampanię public relations można przeprowadzić zgodnie z każdym z przedstawionych budżetów. Liczy się nie to ile inwestujesz w public relations, ale co za to otrzymujesz i jak skuteczna jest ta kampania.

To prawda, że im większa jest inwestycja w PR, tym większych korzyści można oczekiwać. Ale to wcale nie znaczy, że wszyscy muszą zatrudniać najdroższe agencje public relations i najdroższych konsultantów, aby zrealizować swoje cele. Działająca tylko w jednym mieście przychodnia lekarska nie musi wynajmować sieciowej agencji PR, a kandydat na burmistrza nie musi zatrudniać speca od parlamentarnych kampanii wyborczych.

Zdrowy rozsądek podpowiada, żeby szukać agencji public relations podobnej wielkością do Twojej firmy. W większości przypadków stawki będą zbliżone do Twoich możliwości. Jeżeli zatrudniasz trzech pracowników, nie potrzebujesz agencji z listy 10-ciu największych w kraju. Poszukaj agencji, której rozmiar, doświadczenie i możliwości pasują do Twojej firmy.

5 korzyści zewnętrznego PR

Na początek zatrudnienie agencji PR bądź konsultanta to oczywiście spory wydatek, ale w dłuższej perspektywie udana współpraca przyniesie korzyści warte zainwestowanych pieniędzy. Współpracując z agencją public relations korzystasz tylko z usług, których potrzebujesz i tylko za nie płacisz. Zewnętrzny konsultant PR nie wystawia faktury za obecność w biurze, ale za wykonane zadanie.

Aby wykonać tę samą pracę we własnym zakresie będziesz musiał zatrudnić dodatkowo co najmniej kilku etatowych pracowników. Stawki jakie im zapłacisz za godzinę pracy mogą wyglądać skromnie w porównaniu do tych pobieranych przez agencję, ale jeżeli dodasz do swoich kosztów urlopy tych pracowników, ZUS, zwolnienia lekarskie, to całościowy rachunek pokaże, że agencja, która daje wyniki jest warta swych pieniędzy.

Jedna uwaga. Przed wynajęciem małej agencji public relations sprawdź czy korzysta z tych samych narzędzi co ich więksi konkurenci. Aktualne bazy mediów, możliwość personalizacji listy kontaktów medialnych, elektroniczny monitoring mediów, pisanie informacji prasowych, itp. Jeżeli agencja jest tańsza, ale nie dysponuje narzędziami umożliwiającymi efektywne prowadzenie kampanii informacyjnej, lepiej wysupłać trochę więcej środków i mieć pewność, że będą one mądrze wykorzystane.

Oto pięć podstawowych korzyści z zatrudnienia profesjonalisty PR (konsultanta lub agencji):

1. Budowanie relacji. Kluczem do sukcesu w każdej działalności biznesowej jest tworzenie i rozwijanie solidnych relacji nie tylko z klientami, ale także z inwestorami, kontrahentami i pracownikami. Wewnętrzny dział public relations zwykle znakomicie radzi sobie z zarządzaniem relacjami z klientami i kontrahentami. Dużo trudniej idzie mu z pracownikami. Zewnętrzna agencja korzysta w przywileju bezstronnego partnera, mając na uwadze jedynie interesy organizacji.

2. Właściwe zarządzanie kampanią PR. Niezręcznie skonstruowane i źle prowadzone kampanie public relations są główną przyczyną porażek programów PR. Przeładowane reklamowymi komunikatami "informacje" prasowe, źle dobrane media, brak konsekwencji w działaniu... Pierwsze wrażenie na długo pozostaje w pamięci. Postaraj się, żeby było jak najlepsze.

3. Kontakty medialne. Większość agencji public relations współpracując na co dzień z mediami wyrabia sobie dobre zawodowe kontakty. Długoletnie relacje budują atmosferę lepszego zrozumienia potrzeb dziennikarzy i oczekiwań praktyków PR. Powiem to inaczej... Kiedy do drzwi dziennikarza puka agencja PR, on wie z kim ma do czynienia. Dlaczego nie masz tego wykorzystać?

4. Usługi kryzysowe. Agencja public relations wyciąga Cię z kłopotów kiedy wybucha kryzys. Eksperci PR mają doświadczenie w zarządzaniu skandalami, aferami i komunikacji kryzysowej. Informacje prasowe i konferencje prasowe mogą uratować reputację po warunkiem, że są przygotowane zgodnie z zasadami zarządzania sytuacją kryzysową.

5. Wydajność i skuteczność. Agencje PR współpracują z mediami codziennie. Znają ich mocne i słabe strony. Wiedzą do kogo dzwonić, kiedy i przede wszystkim JAK rozmawiać z dziennikarzem. Oczywiście możesz zdobyć tę wiedzę i doświadczenie samodzielnie, ale ja mam w zwyczaju mówić klientom, "Rób to na czym znasz się najlepiej, pozwól, żeby inni robili tak samo i razem osiągnięcie sukces, każdy w swojej dziedzinie."

Jeśli masz czas, narzędzia, talent, żeby samodzielnie zaplanować i poprowadzić kampanię public relations, nie wahaj się ani przez chwilę. Jeżeli nie, na rynku jest co najmniej kilkadziesiąt dobrych agencji. Poszukaj tej, która potencjałem najlepiej pasuje do Twojej firmy i na którą możesz sobie pozwolić. Apetyt rośnie w miarę jedzenia i wkrótce przekonasz się, że nie stać Cię na to, żeby nie mieć PR.