Nie pozwól, żeby w rozmowie z reporterem nadmiar szczegółów przysłonił główne przesłanie.

Nie namawiam do pośpiechu i manipulacji faktami. Daleko mi do tego. Chodzi o wydobycie z przekazu samej esencji.

Zakładam, że nigdy nie uczyłeś się na pamięć wszystkich artykułów z porannych gazet i wiadomości z radiowych i telewizyjnych serwisów. Czytelnicy, widzowie i słuchacze też nie będą starali się zapamiętać wszystkich słów.

Przygotowując się do rozmowy z dziennikarzem skup się na trzech rzeczach:

1. Opracuj i przećwicz trzy główne komunikaty.

2. Każdy komunikat powinien być niezależny w treści od pozostałych.

3. Każdy komunikat nie powinien przekraczać 9 słów, których przekazanie nie może zająć więcej niż 9 sekund.

Jednym z najczęstszych błędów osób udzielających wywiadów jest podawanie reporterom zbyt wielu szczegółów. W większości przypadków nadmiar detali rozmazuje treść głównego przesłania - sedna tego, co chcesz powiedzieć.

Przyjmij, że reporterzy zignorują 97% Twoich słów i każdy słuchacz puści mimo uszu 97% tego, co powiesz. Skup się na trzech procentach - tych kluczowych słowach.

Nie mów za dużo

Reporterowi nie należy mówić ani za mało ani za dużo. Gadulstwo jest źródłem wielu kłopotów:

1. Za dużo informacji. Jeżeli masz do przekazania więcej niż trzy informacje, to znak, że nie jesteś odpowiednio przygotowany - nie rozmawiaj z dziennikarzem. Reporter wybierze najwyżej trzy najciekawsze fakty. Jeśli dasz więcej, sam dokona wyboru według własnych kryteriów. Dając mu taką swobodę, tracisz kontrolę nad wywiadem.

Przed rozmową z reporterem wyobraź sobie jaki tytuł powinien mieć artykuł. Ten tytuł to Twój główny komunikat. Dodaj dwie informacje uzupełniające. Tytuł jest najważniejszy - to on ma zostać w pamięci dziennikarza i czytelnika.

2. Za dużo otwartych drzwi. Lubię porównywać wywiad ze spotkaniem w pokoju z wieloma drzwiami. Twoje zadanie polega na wskazaniu i otwarciu drzwi, które wiodą do Twego tematu. Odpowiadając na każde nowe pytanie możesz otwierać dowolne drzwi. Jeżeli otworzysz zbyt wiele, powstanie przeciąg. Co więcej, za następnymi drzwiami reporter może znaleźć temat, który wolałbyś zachować wyłącznie dla siebie.

Otwieraj tylko te drzwi, które prowadzą do Twego tematu. Opowiadaj ciekawie, a reporter nie będzie pytać co jest za innymi drzwiami.

Śliskie ścieżki

Krótki, jasny i rzeczowy przekaz to za mało - musisz jeszcze wiedzieć jakich tematów unikać.

Obok wyboru trzech kluczowych komunikatów nie mniej ważne jest sporządzenie listy tematów, których nie chcesz poruszać. W rzeczy samej, uczestników naszych szkoleń medialnych - po przygotowaniu głównego przesłania - zachęcam do wypunktowania wątków, których lepiej unikać.

Oto dwa powody:

1. W spornej sytuacji druga strona może użyć tych tematów do zaognienia konfliktu. Jakie to wątki? Czy rzeczywiście można sobie pozwolić na ich zignorowanie? Co powiedzieć kiedy przeciwnik użyje ich w publicznej debacie? Przygotuj odpowiedzi na te pytania przed spotkaniem z reporterem.

2. Każdy ekspert posiadający głęboką wiedzę na wybrany temat wie o jakimś błędnym (szkodliwym?) stereotypie - wie po prostu, że ludzie (i reporterzy) w pewnej kwestii się mylą. Jeżeli ten fakt miałby pojawić się w artykule, wyjaśnij dziennikarzowi przed rozpoczęciem wywiadu na czym polega błąd i jaka jest prawda. Dzięki temu unikniesz powielania w artykule błędnej opinii.

Nie mów za mało

Nie możesz powiedzieć reporterowi za dużo i nie możesz powiedzieć za mało.

Są takie okoliczności kiedy nie masz ochoty powiedzieć ani słowa. Nie chce Ci się nawet wydusić z siebie: "Bez komentarza."

Reporterzy lubią odwoływać się do prawa opinii publicznej do poznania faktów. Służenie naszemu zbiorowemu prawu do informacji czyni z dziennikarstwa wartościowy zawód. Fałszywe jednak jest mniemanie, że "ludzie zawsze mają prawo wiedzieć".

Na przykład, jeżeli reprezentujesz spółkę notowaną na giełdzie, nie wolno Ci przekazać dziennikarzowi informacji przed udostępnieniem jej inwestorom i opinii publicznej. Nie musisz ujawniać szczegółów o stanie zdrowia lub prywatnych danych o pracownikach. Niektóre informacje należą do grupy poufnych. Jeszcze inne nie powinny po prostu reportera interesować.

Kiedy w grę wchodzi zdrowie lub bezpieczeństwo należy liczyć się z oczekiwaniem (żądaniem?) wyczerpujących odpowiedzi na wszystkie pytania reportera. Wtedy lepiej przekazać informacje z własnej inicjatywy. Należy powiedzieć wszystko co wiesz na tę chwilę, bo ludzie po prostu uważają, że to im się należy.

Pamiętaj, że im głębsze przeświadczenie, że ludzie muszą coś wiedzieć, tym większą cenę przyjdzie zapłacić za milczenie lub utrudnianie dostępu do informacji. Jeśli mimo wszystko nie możesz czegoś odpowiedzieć, zawsze podaj powód odmowy.

Konkluzja

Jeśli powiesz reporterowi słowo za mało, zawsze możesz potem je dodać. Kiedy powiesz słowo za dużo, nie możesz go już cofnąć.