Blog o PR, komunikacji kryzysowej i szkoleniach medialnych MediaGapa.pl - Blog o PR, komunikacji kryzysowej i szkoleniach medialnych MediaGapa.pl - Kontakt RSS Pressence Public Relations
Google+" Facebook" Twitter Goldenline YouTube RSS
Pressence Public Relations - Media Gapa Bogus?aw Feliszek, 2009-03-05
"Masz tylko 48 godzin"

Masz tylko 48 godzin

Przychodzisz do pracy pierwszy? Zostajesz po godzinach? Pracujesz w weekendy? Masz za du?o pracy i za ma?o czasu? Czy wi?kszo?? dnia sp?dzasz na gaszeniu po?arów, które wznieci? kto? inny?

Zamknij wi?c oczy. Wyci?gnij przed siebie r?ce. D?onie skieruj do góry. Teraz wyobra? sobie, ?e na jednej d?oni jest sterta ci??kich ksi??ek, a na drugiej balon wype?niony helem. Po chwili otwórz oczy. Czy jedna d?o? jest wy?ej od drugiej? To tylko rozgrzewka :-) Drugie ?wiczenie jest ju? powa?ne.

Zamknij oczy. Wyobra? sobie, ?e jeste? cz?onkiem lotnej brygady, która dokonuje inspekcji Twojego biura i biurka. Wyobra? sobie biuro i szafy. Tak jak pilot helikoptera, który ma widok z góry.

Co widzisz kiedy wlatujesz do biura? Ba?agan? Za du?o dokumentów i przedmiotów na biurku?

Teraz wlatujesz do szaf i szafek. Co widzisz? Porz?dek czy ba?agan? Wszystkie segregatory pouk?adane tematycznie? Ile rzeczy jest bezu?ytecznych?

Gdyby? musia? oceni? porz?dek, ile punktów by? przyzna? na skali 1-10 i dlaczego?

Jak si? czu?e? kiedy odkrywa?e? niektóre "skarby"? Jak Krzysztof Kolumb czy jak Neil Armstrong?

U?miechasz si?, bo to takie oczywiste. Skoro oczywiste, to dlaczego:

1. Niektórzy praktycy PR lepiej wykorzystuj? czas?

2. Niektórzy praktycy PR, którzy uzale?nili ?ycie od czasu lepiej sobie radz? w pracy i ?yciu osobistym?

3. Niektórzy praktycy PR sp?dzaj? za du?o czasu na rzeczy, które nie s? dla nich najwa?niejsze w pracy, rodzinie i relacjach z przyjació?mi?

Nie ma jednej odpowiedzi na pytanie jak powinno wygl?da? biuro praktyka public relations, ale zawsze mo?na zastanowi? si? co zrobi?, ?eby lepiej pracowa?. Ba?agan nie jest z?y sam w sobie. Naganny jest dopiero wtedy, kiedy utrudnia efektywn? prac? lub buduje niekorzystny wizerunek.

Z?odzieje czasu

W ksi??ce "Pu?apka czasu" (Time Trap) R. Alec Mackenzie wymienia 15 najwi?kszych "z?odziei" czasu:

1. Przypadkowe rozmowy telefoniczne.

2. Nieumówieni go?cie.

3. Zebrania, planowane i nieplanowane.

4. Kryzysowe sytuacje, których nie mo?na przewidzie?.

5. Brak celów, zada? i terminów.

6. Ba?agan na biurku i brak osobistej organizacji.

7. Zajmowanie si? rutynowymi czynno?ciami i szczegó?ami, które nale?y przekaza? innym.

8. Branie na swoje barki za du?o zada? i niedoszacowanie czasu potrzebnego na ich wykonanie.

9. Niepowodzenie w ustaleniu jasnych zakresów zada? i obowi?zków.

10. Nieadekwatne, niedok?adne i spó?nione informacje.

11. Niezdecydowanie i odk?adanie spraw na pó?niej.

12. Niejasna komunikacja i sprzeczne polecenia lub ich brak.

13. Brak umiej?tno?ci powiedzenia NIE.

14. Brak standardów i raportów z post?pu prac, co uniemo?liwia kierownikom ?ledzenie rozwoju wypadków.

15. Zm?czenie.

Je?li jednak chcesz znale?? najwi?kszego z?odzieja czasu, poszukiwania musisz zacz?? od swojego odbicia w lustrze. Efektywne zarz?dzanie czasem zaczyna si? od siebie samego.

Czy ostatni raport o trendach jest na lewej czy na prawej pó?ce. A mo?e masz go w teczce? Notatka od szefa? A gdzie s? bilety na koncert do filharmonii, które obieca?e? klientowi?

Je?li nie wiesz o co pytam to znak, ?e masz problem z najcz??ciej spotykanym zjawiskiem, czyli ba?aganem na biurku.

Kiedy wchodz? do biura agencji PR jeden rzut oka wystarczy, ?eby zorientowa? si? kto ma ten problem. Komputer w??czony? OK. Aplikacje biurowe uruchomione? OK. A biurko? Kto? przed chwil? opró?nia? zawarto?? szafy?

Czas najwy?szy, ?eby sobie u?wiadomi?, ?e biurko to miejsce pracy, a nie sk?adowisko papierów, kanapek i gad?etów. Za?miecone biurko sprawia wra?enie, ?e nie panujesz nad tym co robisz.

Na biurku powinny znajdowa? si? tylko rzeczy niezb?dne do wykonania pracy zaplanowanej na konkretny dzie?.

Dlatego:

1. Usu? z biurka wszystkie niepotrzebne przedmioty - to nie wystawa ani miejsce na ekspozycj? firmowych gad?etów.

2. Je?li s? na nim dokumenty, których ju? nie u?ywasz, ale warto je archiwizowa? zapisz je od razu na dysku i umie?? w ?atwym do odnalezienia katalogu. Biurko to nie szafa.

3. Patrz na biurka jak na centrum komunikacji i nadzoru - miejsce, z którego masz wgl?d we wszystkie cz??ci Twojej organizacji/wydzia?u i które umo?liwia efektywn? komunikacj? w obydwie strony.

To Twój czas

Zarz?dzanie czasem dla praktyka public relations - mówi?c w skrócie - to zarz?dzanie sob? samym. Zapomnij o innych. Sam decyduj jak wykorzystasz swój kapita? godzin.

Wi?kszo?? z nas po?wi?ca za du?o czasu na rzeczy, które nie s? najwa?niejsze dla naszej pracy, rodziny i przyjació?.

Dlatego:

1. Po?wi?? troch? czasu na planowanie i organizacj?. Godzina sp?dzona na planowaniu dnia pozwoli Ci zaoszcz?dzi? od 3 do 4 godzin. Organizuj prac? tak, ?e rozumiesz do czego zmierzasz. Przed pój?ciem do domu przygotuj plan pracy na dzie? nast?pny. Przejrzyj dokumenty. Do kogo b?dziesz dzwoni?? O co b?dziesz pyta?? Ile czasu uda Ci si? zaoszcz?dzi? je?li jutro rano wykonasz kilka telefonów zanim koledzy zd??? zaparzy? kaw??

2. Wyznacz cele. Cele pokazuj? kierunek dzia?a?. Cele musz? by? konkretne, mierzalne, realistyczne i osi?galne. Optymalne cele zmuszaj? Ciebie do naci?gni?cia mi??ni, ale ich nie zrywaj?.

3. Ustal priorytety. Zgodnie z zasad? w?oskiego ekonomisty Vilfredo Pareto 80 procent zysków pochodzi z 20 procent dzia?a?. Sedno w ustaleniu tych cennych 20 procent. Kiedy ju? wy?uskasz te 20 procent, zastanów si? jak najlepiej je wykorzysta?.

4. Przygotuj list? zada?. Niektórzy ludzie nie wyobra?aj? sobie pracy bez aktualnej listy zada?. Mo?e to by? lista przygotowywana z dnia na dzie? albo d?u?sza lista aktualizowana zgodnie z potrzebami. Znakomicie sprawdzaj? si? kalendarze pracy w komputerowych pakietach biurowych. Pilne zadania maj? krótkotrwa?e skutki. Wa?ne zadania charakteryzuj? d?ugotrwa?e implikacje zwi?zane z Twoimi celami. Wyznaczenie terminów zako?czenia projektów uwolni Ciebie od stresu *to_ju? jutro_?*.

5. B?d? elastyczny. Eksperci zarz?dzania czasem sugeruj? planowanie nie wi?cej ni? po?owy czasu pracy. Reszta czasu to nieprzewidziane "wypadki". Nie planuj wa?nych i skomplikowanych zada? na dni, które zapowiadaj? du?o "niespodziewanek". Kiedy dzieje si? co? zaskakuj?cego odpowiedz sobie na proste pytanie, "Jak najlepiej mog? wykorzysta? mój czas w tej chwili?", ?eby szybko wróci? do normalnych zaj??.

6. We? pod uwag? swój zegar biologiczny. Kiedy pracujesz najbardziej efektywnie? Jeste? porannym ptaszkiem czy nocnym markiem? Efektywne zarz?dzanie czasem musi uwzgl?dni? indywidualne predyspozycje i samopoczucie w ci?gu doby.

7. Rób dobrze co trzeba robi?. Guru zarz?dzania Peter Drucker mówi, "robienie w?a?ciwych rzeczy jest wa?niejsze od robienia rzeczy w?a?ciwie (doing the right thing is more important than doing things right)". Robienie w?a?ciwych rzeczy to efektywno??. Robienie rzeczy w?a?ciwie to wydajno??. Skoncentruj si? na pocz?tek na efektywno?ci (co trzeba zrobi?) i nast?pnie skup si? na wydajno?ci (rób to dobrze).

8. ?wicz sztuk? inteligentnego zapominania. Eliminuj z ?ycia trywialne czynno?ci i te zadania, które nie maj? d?ugotrwa?ych skutków. Co z Twojej Listy Zada? mo?esz wyrzuci? lub przekaza? innej osobie? Skupiaj si? na czynno?ciach, które TYLKO Ty potrafisz wykona?.

9. Naucz si? mówi? NIE. Takie krótkie s?owo, a tak trudno je wypowiedzie?. Skupienie si? na celach pomaga prze?ama? opory przed odmow?. Zarezerwowanie sobie czasu na cz?sto pomijanie priorytety takie jak rodzina, przyjaciele, hobby te? pomaga mówi? NIE. Ale przede wszystkim musisz zna? swoje cele i by? przekonanym, ?e s? naprawd? wa?ne.

10. Nie staraj si? by? perfekcjonist?. Tylko bogowie s? w stanie zmierzy? si? z idea?em. Tak. To prawda, ?e niektóre rzeczy musz? by? bli?ej perfekcji ni? pozosta?e, ale perfekcjonizm - rozumiany jako nadmierne skupianie si? na nieistotnych szczegó?ach - mo?e prowadzi? do odwlekania w niesko?czono?? terminu zako?czenia pracy.

Odwlekanie nieprzyjemnych i nudnych zada? jest bliskie ludzkiej naturze. Jak sobie z tym radzi??

1. Pomy?l jak wspaniale b?dziesz czu? si? po zako?czeniu pracy. My?l pozytywnie o ko?cowym wyniku.

2. Je?eli projekt jest skomplikowany i trudny, podziel go na mniejsze cz??ci. Przygotuj harmonogram realizacji poszczególnych kroków. Obiecaj sobie, ?e ka?dego dnia po?wi?cisz temu projektowi kwadrans a? do zako?czenia pracy.

3. Wymy?l sobie jak?? zach?t? i obiecaj nagrod? za terminowe wykonanie zadania.

4. U?wiadom sobie, ?e praca nie musi by? wykonana perfekcyjnie. Jakiekolwiek dzia?anie jest lepsze od zaniechania. Nawet je?li uda Ci si? wykona? tylko cz??? zadania, reszt? mo?esz przekaza? innej osobie.

Co jeszcze mo?esz zrobi??

1. Zarezerwuj d?u?sze bloki czasu na najwa?niejsze zadania.

2. Wyznacz ka?dego dnia jedno wa?ne zadanie i wykonaj je.

3. Eliminuj ka?dego tygodnia jedn? bezu?yteczn? czynno??.

W psychologii jest interesuj?ce zjawisko nazywane "regu?? 48 godzin". Mówi ona, ?e je?li czego? nie wykorzystasz w ci?gu 48 godzin, nie u?yjesz tego nigdy. Masz wi?c 48 godzin. Ani minuty wi?cej!

MEDIA GAPA
drukuj      « powrót
Aktualna ocena artykułu: 4.40 MediaGapa - ocena artykułu: 4.40

Oceń artykuł:   1   2   3   4   5        

Poleć ten artykuł znajomemu:
e-mail znajomego:
podpis:
Komentarze:
Monika 2009-03-05
Definitywnie mam problemy z organizacj? czasu, ale mo?e to dlatego, ?e nie by?am ?wiadoma pt. 5 i 7 :). ... zainteresowanym tematem polecam ksi??k?, któr? nie tak dawno podsun?? mi kolega, "Zjedz t? ?ab?" - 21 metod podnoszenia wydajno?ci w pracy i zwalczania sk?onno?ci do zwlekania, Briana Tracy.
 
Dodaj komentarz:
komentarz:
podpis:
Uwaga: Twój komentarz może być oceniony przez moderatora i nie pojawi się automatycznie. Dlatego nie wysyłaj go powtórnie.
     


 

Bogusław Feliszek, konsultant PR,
ekspert komunikacji kryzysowej,
trener medialny. Tel. 77 441 40 14.
 
Sonda zakończona

Czy polski rz?d mówi prawd? w sprawie koronawirusa?

Tak.
0%
Nie.
100%
Nie wiem.
0%
 
MEDIA GAPA - Bezpłatny kurs PR
30 Kręgów PR
imię:
nazwisko:
e-mail:
MEDIA GAPA - Popularne tematy

Szef Dziennikarze PRACOWNICY Relacje Twitter Dziennikarz Komunikacja Reporterzy Klienci Agencje Problem Polska Pressence Praktycy Google Klient Media Gazeta Firma Internet Kaczy?ski Tusk Gapa Relations Rzecznik Prawda Wywiad Informacja Public Reporter



Strategia PR
Media Gapa na Twitterze

Pobierz darmowy e-book Moje miłe media (712 kB)


MEDIA GAPA - Warto zobaczyć
 
» Chcesz PR?
» Feliszek PR
» Ekspert Medialny
» 112 PR
» EsPResso Quiz


Wpisz swój adres e-mail, aby
otrzymywać info o nowym artykule.
 


Szkolenia medialne
MEDIA GAPA - Top Ten Tygodnia
1. 33 najlepsze cytaty o przywództwie
2. My?l jak socjopata, dzia?aj jak ?wi?ty
3. Co mówi u?cisk d?oni
4. 10 pyta? o nowych mediach i mediach spo?eczno?ciowych
5. Gwarancja jako?ci us?ug agencji PR
6. Prawda o agencjach PR i szkoleniach medialnych
7. 40 cytatów inspiruj?cych praktyków PR
8. Co ??czy PR z lataniem samolotem
9. Hanna Gronkiewicz-Waltz - Media Gapa 2017
10. Przysz?e lekcje z historii
Jazda PRóbna - symulowany wywiad z dziennikarzem

MEDIA GAPA - Top Ten Tygodnia
» Szkolenia PR
» Szkolenia Medialne
» Trener Medialny
» Rzecznik Prasowy
» Komunikacja Kryzysowa
» Kryzys Online
» Pressentacje

Test komunikacji międzykulturowej
MEDIA GAPA - Top Ten Tygodnia
2018
wrzesień czerwiec
2017
grudzień październik
wrzesień sierpień
lipiec czerwiec
maj kwiecień
marzec luty
styczeń
2016
grudzień listopad
październik wrzesień
sierpień lipiec
czerwiec maj
kwiecień marzec
luty styczeń
2015
grudzień listopad
październik wrzesień
sierpień lipiec
czerwiec maj
kwiecień marzec
luty styczeń
2014
grudzień listopad
październik wrzesień
sierpień czerwiec
maj kwiecień
marzec luty
styczeń
2013
grudzień listopad
październik wrzesień
sierpień kwiecień
marzec luty
styczeń
2012
grudzień listopad
październik wrzesień
sierpień lipiec
czerwiec maj
kwiecień marzec
luty styczeń
2011
grudzień listopad
październik wrzesień
sierpień lipiec
czerwiec maj
kwiecień marzec
luty styczeń
2010
grudzień listopad
październik wrzesień
sierpień lipiec
czerwiec maj
kwiecień marzec
luty styczeń
2009
grudzień listopad
październik wrzesień
sierpień lipiec
czerwiec maj
kwiecień marzec
luty styczeń
2008
grudzień listopad
październik wrzesień
sierpień lipiec
czerwiec maj
kwiecień marzec
luty styczeń
2007
grudzień listopad
październik

Bogusław Feliszek
Pressence Public Relations
Pomnażamy Twój kapitał komunikacyjny
2007-2020 © Pressence Public Relations
Wszelkie prawa zastrzeżone
http://www.pressence.com.pl
[t] +48 77 441 40 14
e-mail: biuro@pressence.com.pl