Szkolenie medialne to skomplikowana układanka. Jeśli ma być skuteczne, wszystkie elementy muszą idealnie do siebie pasować.

Opinia publiczna jest wymagająca – nie ma litości dla ludzi, którzy unikają mediów lub nie potrafią jasno, rzeczowo i przekonująco odpowiadać na pytania reporterów w różnych sytuacjach, na przykład premiera produktu, nowe trendy w branży lub kłopoty finansowe.

Oto 13 podstawowych składników skutecznego szkolenia medialnego:

1. Wielkość grupy: W szkoleniu rzadko bierze udział tylko jedna osoba. Honorarium trenera medialnego w małym stopniu zależy od liczby uczestników. Dlatego największy zwrot z inwestycji w szkolenie osiąga się w większych zespołach.

Typowa grupa liczy od czterech (szkolenie do czterech godzin) do sześciu osób (szkolenie 8-godzinne).

2. Struktura grupy: Najlepiej kiedy szkolą się osoby z podobnymi umiejętnościami medialnymi (poziom podstawowy, średnio zaawansowany lub zaawansowany) i zatrudnione w tym samym dziale (na przykład marketing, PR, sprzedaż, itd.).

Taki skład tworzy przyjazną atmosferę w grupie, sprzyja konstruktywnej współpracy i pomaga tworzyć najlepsze przekazy medialne.

3. Przyjazne relacje: Pracownicy nie powinni szkolić się razem ze swoimi przełożonymi. Nikt nie lubi ćwiczyć w obecności kierownika, gdyż boi się, że ewentualne błędy odbiją się na jego ocenie jako pracownika.

Ludzie myślą, że każda gafa będzie wypomniana przy najbliższej podwyżce lub awansie. A błędy – jeśli szkoleniowiec poważnie traktuje swoją pracę – na pewno będą.

4. Potrzeby uczestników: Trener medialny musi poznać potrzeby i oczekiwania grupy szkoleniowej i przedstawić program dopasowany do zebranych informacji i uwag. Może wykorzystać do tego ankiety wysyłane uczestnikom przed szkoleniem lub skontaktować się z nimi telefonicznie.

Chodzi o to, żeby ćwiczenia były jak najlepiej dopasowane do specyfiki i potrzeb grupy, na przykład rozmowy z analitykami branży, udział w debacie telewizyjnej, konferencja prasowa w sytuacji kryzysowej, itp.

5. Próbne wywiady: Nie ma udanego szkolenia medialnego bez ćwiczeń przed kamerą.

Teoria i dyskusja to jedno, ale praktyczne ćwiczenie to drugie. Tylko w ten sposób można nauczyć się panowania nad stresem i poznania w praktyce technik udzielania wywiadu.

6. Tematy wywiadów: Tematy próbnych wywiadów powinny maksymalnie przypominać kontakty z prawdziwymi reporterami.

Powiedzmy, że jesteś szefem firmy chemicznej podejrzewanej o skażenie rzeki i zatrucie kilku ton ryb. Od tego, co powiesz w mediach i jak to będzie odebrane przez opinię publiczną (w tym Inspektorat Ochrony Środowiska, prokuraturę i ekologów) zależy Twoja reputacja i przyszłość Twoich pracowników i ich rodzin.

Na szkoleniu możesz przećwiczyć najlepsze odpowiedzi na pytania reporterów, zwłaszcza te najtrudniejsze.

7. Profesjonalne nastawienie: Niestety, nie wszyscy trenerzy medialni profesjonalnie traktują swoją pracę (dla dziennikarzy, którzy są angażowani do takich szkoleń, jest to zajęcie dorywcze).

Dlatego trzeba sprawdzić czy czas przeznaczony na szkolenie przyniesie spodziewane efekty. Można to zrobić zapoznając się z harmonogramem przygotowania i przeprowadzenia szkolenia.

Warto też zadbać o to, żeby uczestnicy szkolenia przyszli na nie z właściwym nastawieniem, tzn. takim które gwarantuje maksymalną koncentrację (żadnych rozmów przez telefony komórkowe).

8. Stopniowanie trudności: Błędem jest przekazywanie grupie na początku szkolenia zbyt wielu informacji. Lepiej podzielić część teoretyczną na mniejsze partie i wymieszać ją z praktycznymi ćwiczeniami, na przykład grami komunikacyjnymi.

Teoria utrwalana i poszerzana w ćwiczeniach jest łatwiej przyswajana. Na przykład, zamiast zaczynać od wykładu można przeprowadzić krótki wywiad pokazujący jak wygląda rozmowa ograniczająca się do lepszych lub gorszych odpowiedzi na pytania reportera.

Po krótkim omówieniu nagrania video czas na wytłumaczenie czym są i jak się buduje kluczowe komunikaty. Uczestnik otrzymuje kilka minut na przygotowanie swoich kluczowych przekazów i udziela drugiego wywiadu. Następnie grupa porównuje efekty obydwu wywiadów.

9. Wywiady z zaskoczenia: Na szkoleniu można wykorzystać wywiady z zaskoczenia.

W takim przypadku kilka dni przed szkoleniem trener medialny dzwoni do jednego lub kilku uczestników udając prawdziwego reportera. Wywiad jest nagrywany, odtwarzany na szkoleniu (po uzyskaniu zgody od nagranej osoby) i omawiany na forum grupy.

Temat tego wywiadu i sposób jego przeprowadzenia musi być starannie przemyślany, aby uniknąć niepotrzebnego zamieszania.

10. Analiza próbnego wywiadu: Po każdym próbnym wywiadzie pierwsza swoje uwagi przekazuje grupa. Potem trener tłumaczy co było dobre i co wymaga korekty. Krytyka powinna być rzeczowa, przyjazna i konstruktywna.

W raporcie po szkoleniu każdy uczestnik powinien znaleźć indywidualne uwagi jak pracować nad poprawą swoich wystąpień w mediach.

11. Biblioteka materiałów audiowizualnych: Każdy trener powinien mieć własną bibliotekę nagrań radiowych i telewizyjnych z przykładami dobrych i złych wywiadów dla mediów. Dobrze jeśli znajdą się wśród nich materiały związane z branżą uczestników szkolenia.

Stworzenie takiej biblioteki jest czasochłonne i wymaga dużo pracy, ale wydatnie poprawia efekty szkolenia.

12. Ankieta: Bezpośrednio po szkoleniu należy zebrać opinie o tym, co było dobre i co trzeba poprawić. Kwestionariusz ankiety można rozdać na koniec szkolenia lub poprosić o wypełnienie ankiety online.

Czy trzeba zmienić tematy próbnych wywiadów? Czy nie było ich za mało? Czy trener mówił jasno i na temat? Czy nowa wiedza przyda się w pracy?

13. Materiały szkoleniowe: Program szkoleniowy nie kończy się w dniu szkolenia. Każdy uczestnik powinien otrzymać podsumowanie najważniejszych wiadomości (na przykład w formie e-booka lub prezentacji) z dodatkowymi ćwiczeniami. Dobrze jest podać linki do materiałów dostępnych jako baza wiedzy online.

Uczestnicy powinni otrzymać także oryginały nagrań swoich wystąpień na szkoleniu (bez montażu), aby przypomnieć sobie co i jak mówili i porównać to z uwagami trenera.

Niektórzy szkoleniowcy przekazują także laminowane streszczenia najważniejszych informacji do wykorzystania w przygotowaniach do wywiadu dla mediów.

Konkluzja

Skuteczne szkolenia medialne nie są tanie. Muszą być dobrze przygotowane, sprawnie przeprowadzone i obiektywnie ocenione.

Jeśli masz pytanie jak wykorzystać szkolenie medialne do poprawy jakości i skuteczności komunikacji z mediami, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 441 40 14.