Na spotkaniu opłatkowym twórców kultury podszedł do mnie rozpromieniony znajomy. Złożyliśmy sobie życzenia i po krótkiej pogawędce wyznał: "Wiesz... dzwonił do mnie wczoraj dziennikarz" "No i...?" "No i nic, bo rzecznik prasowy jest na szkoleniu w Niemczech. Nikt nie chciał z nim rozmawiać, bo szef jest na nartach we Francji."

Nie jesteś rzecznikiem prasowym, ale czasem odbierasz telefony i zdarza się, że słyszysz w słuchawce głos dziennikarza. Jak zareagować?

1. Sondowanie rozmówcy.

Pierwsza rzecz to ustalenie czy reporter na pewno wie do kogo się dodzwonił. To proste. Zapytaj kto dzwoni (nawet jeśli wcześniej rutynowo się przedstawił) i z jakiej dzwoni redakcji. Następnie połącz go z kompetentną osobą. Wiesz z kim połączyć, bo organizacyjne procedury komunikacyjne jasno określają kto może wypowiadać się publicznie na konkretne tematy. Jeżeli takich procedur nie ma, należy ten brak szybko uzupełnić.

2. Kierowanie rozmowy do rzecznika prasowego.

Dowiedz się kto jest rzecznikiem prasowym lub pełni jego funkcję. Każda organizacja powinna desygnować jedną osobę jako źródło pierwotnego kontaktu z mediami. Ona udziela większości wywiadów i prosi o pomoc innych pracowników (na przykład, ekspertów), gdy pytanie przekracza jej wiedzę.

Jeżeli organizacja nie ma rzecznika prasowego, skazuje osobę, która odbierze telefon - recepcjonistkę, sekretarkę, gońca, pracownika biurowego - na podjęcie ważnej decyzji - z kim połączyć dziennikarza.

Takie podejście do kontaktów z mediami najeżone jest wieloma niebezpieczeństwami. Reporter może odmówić odpowiedzi na pytanie w jakiej dzwoni sprawie. Może też po prostu świadomie wprowadzić Ciebie w błąd podając jako pretekst do rozmowy niewinny temat. W pierwszym przypadku, temat będzie źle przedstawiony jeszcze przed rozpoczęciem wywiadu. W drugim - możesz skontaktować dziennikarza z niewłaściwą osobą.

Zazwyczaj jednak dzwoniący reporter przedstawi się i redakcję i poprosi o połączenie z osobą, która może wypowiedzieć się na interesujący go temat. W takim wypadku najlepiej powiedzieć: "Najwięcej na ten temat może powiedzieć ... Już pana łączę."

Reporter może sobie zastrzec, że nie chce rozmawiać z nikim z działu public relations, tylko z osobą, która najlepiej "zna się na rzeczy". Nie traktuj osobiście tego, co mówi dziennikarz i jak to robi. Serdecznym i profesjonalnym tonem odpowiedz: "Na pewno pan [imię i nazwisko] odpowie na wszystkie pytania. Mogę połączyć teraz lub, jeśli zechce pan podać swój numer telefonu, pan [nazwisko] natychmiast oddzwoni."

Powiedzmy, że reporter jednak chce rozmawiać z kimś ważniejszym lub - jego zdaniem - lepiej poinformowanym. Na przykład, dziennikarz może życzyć sobie połączenia z Dyrektorem Personalnym. Żaden kłopot. Przełącz rozmowę lub podaj numer bezpośredni. W końcu nazwisko dyrektora i jego numer telefonu są ogólnie dostępne.

Następnie powiedz dyrektorowi, że łączysz go z reporterem i przedstaw zwięzłe streszczenie rozmowy. Poinformuj też rzecznika prasowego o kontakcie z dziennikarzem.

Co zrobić, gdy to Ty jesteś Dyrektorem Personalnym lub jego asystentem?

Asystent powinien odpowiedzieć, że dyrektor jest zajęty (na przykład, "Pan dyrektor niestety nie może teraz rozmawiać, gdyż jest na ważnym spotkaniu, ale skontaktuje się z panem jak tylko to będzie możliwe.") Jeżeli dyrektor ma upoważnienie do kontaktu z mediami (a tak zwykle jest), wtedy jego obowiązkiem jest oddzwonienie, ale dopiero po przygotowaniu się do tematu rozmowy. Jeżeli jest inaczej, z dziennikarzem skontaktuje się rzecznik prasowy.

Jeżeli to Ty jesteś szefem działu kadr i właśnie odebrałeś telefon powiedz mu, że niestety w tej chwili nie możesz rozmawiać, ale oddzwonisz za pół godziny (lub później, gdy potrzebujesz więcej czasu na przygotowanie). Jeżeli nie jesteś upoważniony do rozmowy z mediami powiedz: "Osobą, z którą może pan porozmawiać na ten temat jest pan [imię i nazwisko] Pozwoli pan, że zaraz z nim połączę."

W sytuacji, gdy reporter poczuje, że nikt w organizacji nie chce z nim rozmawiać, może być lekko poirytowany. "Jest pan kolejną osobą, która udaje, że nic nie wie. Wydawało mi się, że rozmawiam z dyrektorem. Nie może pan odpowiedzieć na kilka prostych pytań dlaczego wyrzucacie na bruk tylu ludzi." "Oczywiście. Z przyjemnością panu pomogę. Co pana interesuje?" Zanotuj pytania reportera i powiedz, że oddzwonisz do niego z odpowiedziami. Następnie skontaktuj się z rzecznikiem prasowym, który przekaże odpowiedzi dziennikarzowi.

Gdy reporter się zdenerwuje, nie strofuj go. To tylko zaogni sytuację. Pozwól dziennikarzowi wykrzyczeć swoją frustrację i następnie połącz go z kompetentną osobą.

Na szczęście kontakty z mediami rzadko osiągają taką temperaturę. Wystarczy kontrolować swoje emocje i szanować prawo dziennikarza do informacji. Rzecznik prasowy powinien podobnie traktować swoje obowiązki i szybko oddzwaniać do redakcji.

3. Reakcja na natarczywe pytania.

Czasem reporter rozpoczyna zadawanie pytań z marszu. Na przykład, reporterzy radiowi nagrywają całą rozmowę telefoniczną bez Twojej wiedzy, by na koniec zadać niewinne pytanie: "Ponieważ pan wie, że dzwonię z radia czy nie ma pan nic przeciwko wykorzystaniu fragmentu na naszej antenie?" (sic!) Możesz uniknąć tej pułapki kontrolując od początku rozmowy wszystko, co powiesz.

Praktyczna wskazówka brzmi: Mów tylko i wyłącznie to, co powiedziałbyś każdej innej osobie kontaktującej się z organizacją. W praktyce oznacza to podanie nazwisk najważniejszych pracowników organizacji, ich asystentów i numery telefonów.

Jeżeli reporter zadaje więcej konkretnych pytań (Ile osób pracuje w firmie? Jakie były przychody w pierwszym kwartale? Który produkt najlepiej się sprzedaje?), po prostu połącz go z rzecznikiem prasowym mówiąc: "Aby uzyskać pełną i dokładną informację, najlepiej będzie, jeśli skontaktuje się pan z rzecznikiem prasowym" lub "Osobiście zadbam, aby kompetentna osoba skontaktowała się z panem niezwłocznie i odpowiedziała na wszystkie pytania" - w zależności jak ocenisz sytuację.

Wścibski reporter może prowokować, grać na Twojej ambicji i szukać odpowiedzi w taki sposób: "Bez żartów! Nie wie pan ile osób pracuje w firmie? Przecież to wie nawet sprzątaczka!" Broń Boże, nie tłumacz, że nie odpowiadasz w firmie za czystość.

Nie daj się sprowokować. Skup się na rzeczowej odpowiedzi na konkretne pytanie: "Najlepiej będzie, gdy porozmawia pan z ..." lub "Mogę pana zapewnić, że na pewno się z panem skontaktujemy ..."

Oczywiście, wszystkie te porady są funta kłaków warte, jeżeli organizacja nie ma rzecznika prasowego lub - jeszcze gorzej - ma go, ale ... nikt go nie zna.