Relacje z mediami są bardzo silnym narzędziem public relations, ale czasem trudnym do zrozumienia dla osób, które nie znają specyfiki mediów i dziennikarskiej profesji.

Mordercze tempo pracy, krótkie terminy i ostra rywalizacja zmuszają często dziennikarzy do zmiany własnego stylu pracy, a nawet do chwilowej rekonstrukcji własnego systemu wartości. Aby życie jeszcze bardziej skomplikować, różne media preferują różne style pracy i metody kontaktu.

Oto podstawowe zasady współpracy z mediami, dla których czas i termin są szefami, z którymi nigdy się nie dyskutuje :-)

1. Miesięczniki

W miesięczniku data przekazania informacji nie jest tak ważna jak w dziennikach i tygodnikach. Warto jednak pamiętać, że dziennikarze pracują nad tematem dwa lub trzy miesiące naprzód. Nie interesują ich sensacje z ostatniej chwili, ale trendy, nowe technologie czy gorące tematy branżowe. Dziennikarze są mniej zainteresowani samym produktem czy usługą, ale bardziej tym jak rozwiązuje ważny problem w gospodarce, ekonomii lub branży. Szukają tematów, które mogą naświetlić z kilku stron i odwołać się do różnych źródeł: klientów, sprzedawców, ekspertów.

Niektórzy dziennikarze specjalizują się w konkretnej tematyce (biznes, prawo, ekonomia, polityka, obyczaje, historia, kultura, sport), ale bywa, że wykonują tylko zlecone zadanie. Warto więc delikatnie sprawdzić jaką wiedzą dysponuje dziennikarz, z którym masz rozmawiać. Przygotowując się do takiego wywiadu trzeba bardziej skupić się na sytuacji rynkowej, tendencjach i nastrojach w branży i konkretnych przykładach współpracy z klientami niż na szczegółowej specyfikacji swego produktu.

2. Tygodniki

Dziennikarz tygodnika szuka tematów, które najlepiej streszczą nowości z tygodnia. Nie wszystkie tygodniki wychodzą tego samego dnia. Jedne ukazują się w poniedziałek, inne w środę, jeszcze inne wychodzą w piątek. Zrób wywiad, którego dnia tygodnia redakcja zamyka wydanie i nigdy wtedy nie dzwoń do redakcji. Dziennikarze nie odbierają telefonów - tylko kończą artykuły. Dowiedz się kiedy mają trochę luzu na spotkanie w sprawie tematu do nowego wydania.

Dziennikarze w dziennikach i tygodnikach są bardziej wrażliwi na konkurencję. Lubią mieć tematy na wyłączność, przynajmniej do ich premiery. Możesz więc zaryzykować i dać temat jednemu redaktorowi na wyłączność i tydzień później wysłać informację prasową pozostałym redakcjom. Temat na wyłączność to jednak pewne ryzyko. Bo co jeśli artykuł nie ukaże się w druku? Ja osobiście wolę kiedy dziennikarze rywalizują jakością tekstu, a nie jakością tematu.

Ponieważ tygodniki i dzienniki pracują w szybkim tempie, spotkanie z dziennikarzem potrwa nie dłużej niż pół godziny. Poprowadź rozmowę tak, aby znaleźć czas na przedstawienie wszystkich najważniejszych informacji i argumentów.

Pamiętaj, że gazeta nie jest z gumy i istnieje mnóstwo niezależnych od Ciebie czynników, które zadecydują czy artykuł będzie wydrukowany. Jeżeli w ostatniej chwili wydarzy się coś bulwersującego, Twój temat może "spaść" z wydania.

3. Dzienniki

Reporterzy dzienników codziennie pracują pod presją czasu i krótkiego terminu publikacji dlatego lubią wiedzieć zawczasu co będzie się działo konkretnego dnia. Zadzwonią do Ciebie z prośbą o dostarczenie brakujących informacji jeszcze tego samego dnia.

Najlepszym wyjściem jest zapytanie dziennikarza o godzinę oddania artykułu do druku i jak najszybsze spełnienie jego prośby. Jeśli okażesz się słowny i przydatny, możesz liczyć na udany kontakt także następnym razem.

Reporterzy dzienników i tygodników nie mają tak pogłębionej wiedzy jak dziennikarze pracujący w miesięcznikach i bardziej interesuje ich wartość tego, co robisz dla klientów niż Twoja pozycja i rola w branży. Zapytaj dziennikarza ile i jakich dodatkowych informacji potrzebuje i wyjaśnij dlaczego temat, który proponujesz zaciekawi czytelników.

4. Telewizja

Telewizja jest najbardziej ze wszystkich mediów wrażliwa na upływ czasu. W newsroomach żyje się z dnia na dzień i planowanie czegokolwiek z wyprzedzeniem ponad dwóch dni przypomina wróżenie z fusów. Na odprawie porannej około 9-tej podejmowane są wstępne decyzje o realizowanych tematach, które następnie są weryfikowane na bieżąco w ciągu dnia. Bywa, że temat "spada", bo okazuje się nieciekawy lub zastępuje go nowe wydarzenie.

Redaktor telewizyjnego dziennika lubi informacje krótkie i podane "na słodko". Co to znaczy? Nie wysyłaj informacji prasowej. Podaj tylko kluczowe dane (kto, gdzie i kiedy) i szczegółowe objaśnienia co będzie można sfilmować (na przykład, "dzieci bawią się w wyremontowanym przedszkolu", "burmistrz wskakuje w garniturze do nowego basenu", "radny wysypuje w biurze prezydenta worek ze skargami od mieszkańców"). Telewizja żyje obrazem i bez "ładnych obrazków" nie ma tematu.

To czy ekipa filmowa przyjedzie zależy od tego czy w pobliżu będzie w czasie wydarzenia wolna kamera. Nawet kiedy kierownik produkcji solennie zapewnia, że ekipa jest już w drodze, to właśnie "po drodze" może wydarzyć coś, co sprawi, że zostanie skierowana do innego zadania.

Kiedy chcesz być zaproszony do telewizyjnego studia na wywiad, przedstaw w punktach kilka argumentów dlaczego temat zaciekawi widzów oraz dlaczego masz kwalifikacje, aby o tym mówić. Bądź przygotowany na zaproszenie do nagrania o każdej porze - niektóre programy są nagrywane już od samego rana, natomiast ich emisja odbywa się przez cały dzień.