Blog o PR, komunikacji kryzysowej i szkoleniach medialnych MediaGapa.pl - Blog o PR, komunikacji kryzysowej i szkoleniach medialnych MediaGapa.pl - Kontakt RSS Pressence Public Relations
Google+" Facebook" Twitter Goldenline YouTube RSS
Pressence Public Relations - Media Gapa Bogusław Feliszek, 2010-08-05
"10 największych błędów w planie kryzysowym"

10 największych błędów w planie kryzysowym

Krótkie pytanie. Co gorsze: brak planu kryzysowego czy posiadanie planu trudnego w użyciu?

Oczywiście druga opcja jest bardziej niebezpieczna.

Ślepa wiara w plan bez sprawdzenia jego przydatności wystawia organizację na duże ryzyko – plan, który jest tylko planem to fatalny plan. Plan nieprzetestowany w praktyce to zapowiedź katastrofy.

Oto dziesięć największych błędów w planie kryzysowym:

1. Rozbudowany i wielowarstwowy spis treści.

Na pierwszej stronie planu chcesz znaleźć wszystkie potrzebne informacje. Czy jest to możliwe kiedy widzisz tam gęstą listę tytułów rozdziałów, podrozdziałów i załączników?

Plan zarządzania kryzysem nie jest pracą habilitacyjną. Na pierwszej stronie powinny być krótkie i proste instrukcje "Jak korzystać z tego planu".

2. Kilkustronicowe wprowadzenie.

Zbyt wiele planów, które widziałem, zaczyna się od przydługich wprowadzeń, podziękowań i zastrzeżeń prawnych chroniących interesy autorów. Jeżeli wprowadzenie przekracza kilka zdań, to znak, że autor planu i organizacja, której ma służyć powinni jeszcze raz porozmawiać o tym czego od siebie wzajemnie oczekują i co mogą sobie zaoferować.

Bogaty słownik fachowych wyrażeń na końcu planu pokazuje, że w tekście jest za dużo fachowego żargonu.

3. Nieznane role, funkcje i tytuły.

Nie ma nic złego w rozpisaniu ról i przydzieleniu zadań: szef, zastępca, prawnik, rzecznik prasowy, psycholog, informatyk, księgowy, kierownik ochrony, analityk, kierownik działu, w którym wybuchł kryzys, itd. Ale bez przesady. Niektóre plany zbyt sztywno opisują role i funkcje a opisy tytułów jako żywo przypominają grę "Lochy i Smoki" (Dungeons & Dragons). Nie w tym rzecz.

Plan ma opisywać CO zrobić i KIEDY. O tym kto to zrobi decydują członkowie sztabu stosownie do potrzeb i okoliczności; oni też biorą odpowiedzialność za wykonania zadania w terminie.

4. Działania opisane długimi zdaniami.

Plan zarządzania kryzysem to przede wszystkim plan działania – to nie jest "Krótka historia zarządzania kryzysem po II wojnie światowej". Tak, tak... Niektóre plany przypominają opisy przyrody z "Nad Niemnem" Elizy Orzeszkowej. Dlatego:

  • Zastąp długie złożone zdania w stronie biernej krótkimi poleceniami.
  • Więcej informacji przedstawiaj w punktach.

5. Schematyczne podejście do wszystkich problemów.

Kryzysy jak chmury burzowe mają wyjątkowe kształty, różnią się wielkością i kolorem; ich siłę możemy ocenić dopiero kiedy miną. Każdy kryzys potrzebuje indywidualnego podejścia, strategicznej wizji i taktycznych środków. Niestety wiele planów sztywno opisuje styl działania w odniesieniu do konkretnego kryzysu: 1. Atak na witrynę WWW – wersja A1, 2. Oskarżenie pracownika – wersja C3, 3. Wypadek w pracy – wersja F2.

Zarządzając sytuacją kryzysową prawdopodobnie nie będziesz potrzebować wyposażenia Centrum Symulacji Taktyczno Operacyjnych NATO i porad dwunastu Mistrzów Najwyższej Rady Jedi. Plan powinien mieć strukturę modułową umożliwiającą elastyczne dodawanie lub odejmowanie poszczególnych elementów zgodnie z potrzebami.

6. Drobiazgowe listy zadań.

Pełną dokumentację mają tylko bezużyteczne plany kryzysowe. Niektóre plany cierpią na perfekcjonizm – dokładne wytyczne po pojawieniu się określonego zjawiska. Jest to naiwne i szkodliwe podejście, bo zwalnia realizatora planu z myślenia. Pożądane natomiast jest przedstawienie alternatywnych przedsięwzięć uwzględniających nieprzewidywalne (i nieuniknione) zmiany biegu wypadków.

7. Długi rozdział Pytań i Odpowiedzi.

Przewidywanie pytań, które będą zadane w kryzysie i opracowanie krótkich odpowiedzi to niezapomniane ćwiczenie umysłowe. Zgoda. Dział prawny też je lubi, bo może prześwietlić każde słowo pod kątem skutków prawnych. Prawda, że skorzystać z tego mogą pracownicy recepcji i obsługi klienta, którzy trafią na trudnego klienta.

Ale... nie znam rzecznika prasowego, który perfekcyjnie opanował odpowiedzi na wszystkie pytania. Lepiej opracować zestaw trudnych problemów i kluczowe komunikaty oraz przećwiczyć rzecznika w łączeniu konkretnego problemu z odpowiednim przesłaniem.

8. Niedopracowane szablony.

Gotowy szablon, do którego wpisujesz brakujące dane. Iluzja podobna do poprzedniego punktu: niemożliwe jest przewidzenie każdego niuansu kryzysowej sytuacji. Większość szablonów ulega w kryzysie tak głębokim zmianom, że powstaje właściwie nowy dokument.

Lepiej przygotować tylko podstawową strukturę kluczowych przesłań i schemat szablonu komunikatu, informacji prasowej, zaproszenia na konferencje prasową, itd.

9. Długie listy kontaktów.

Każdy członek zespołu kryzysowego musi dysponować aktualną listą kontaktów. Ta lista jest bardziej przydatna kiedy znajduje się blisko planu, ale poza nim. To bardzo odchudza plan.

Lepsze rozwiązanie: przygotuj listę kontaktów jako załącznik do planu w formie elektronicznej. Optymalne rozwiązanie: dodaj listę kontaktów do systemu elektronicznego powiadamiania (notyfikacji) i zaplanuj jej regularne aktualizacje.

10. Rdza i kurz.

Teraz dwie wiadomości: zła i dobra. Zła jest taka, że plan komunikacji kryzysowej zaczyna starzeć się zaraz po publikacji. Coroczne aktualizacje mogą nie wystarczyć, żeby zapewnić jego pełną funkcjonalność. Teraz dobra.

Jeżeli plan ma budowę modułową (jak ten tekst), wystarczy kilka minut w miesiącu, żeby sprawdzić i ewentualnie poprawić jego zawartość. Wyznacz osobę odpowiedzialną za systematyczne aktualizacje poszczególnych modułów.

Uwaga na koniec

Na koniec uwaga nie o planie, ale sposobie jego dystrybucji i upowszechnienia wśród członków zespołu kryzysowego i działów ich wspierających.

Plan kryzysowy to nie Biblia Tysiąclecia czy uchwała PKW o wyniku wyborów prezydenckich.

Zachęcaj pracowników do wymiany opinii i konstruktywnej krytyki. Takie podejście pozwoli wszystkim lepiej go zrozumieć i poprawić słabe strony. Twórcze myślenie w zespole zarządzania kryzysem o praktycznym zastosowaniu planu jeszcze bardziej zwiększy odporność organizacji na przykre zdarzenia.

A co Tobie nie podoba się w planach kryzysowych? Napisz o tym w komentarzu.

MEDIA GAPA
drukuj      « powrót
Aktualna ocena artykułu: 4.00 MediaGapa - ocena artykułu: 4.00

Oceń artykuł:   1   2   3   4   5        

Poleć ten artykuł znajomemu:
e-mail znajomego:
podpis:
Komentarze:

Brak komentarzy do tego artykułu.

 
Dodaj komentarz:
komentarz:
podpis:
Uwaga: Twój komentarz może być oceniony przez moderatora i nie pojawi się automatycznie. Dlatego nie wysyłaj go powtórnie.
     


 

Bogusław Feliszek, konsultant PR,
ekspert komunikacji kryzysowej,
trener medialny. Tel. 77 441 40 14.
 
Usługi PR powinny być wyceniane jak:

wizyta u dentysty (ważne, żeby już nie bolało)
praca górnika (bez nas nie przeżyjecie zimy)
spotkanie u wróżki (na początek 50 zł na stół)
sesja u psychoanalityka (doktorze, kto mnie dzisiaj polubi?)

 
MEDIA GAPA - Bezpłatny kurs PR
30 Kręgów PR
imię:
nazwisko:
e-mail:
MEDIA GAPA - Popularne tematy

Komunikacja Dziennikarz Reporter Relations Pressence Tusk Polska Problem Media Klienci Prawda Relacje Wywiad Reporterzy Dziennikarze Agencje Szef Praktycy Rzecznik Twitter Informacja Klient Gazeta Kaczyński Public Firma PRACOWNICY Internet Gapa Google



Strategia PR
Media Gapa na Twitterze

Pobierz darmowy e-book Moje miłe media (712 kB)


MEDIA GAPA - Warto zobaczyć
 
» Chcesz PR?
» Feliszek PR
» Ekspert Medialny
» 112 PR
» EsPResso Quiz


Wpisz swój adres e-mail, aby
otrzymywać info o nowym artykule.
 


Szkolenia medialne
MEDIA GAPA - Top Ten Tygodnia
1. Nie musisz korzystać z mediów społecznościowych?
2. 33 najlepsze cytaty o przywództwie
3. Szable w dłoń, czyli jak dowodzić armią pracowników
4. 10 pytań o nowych mediach i mediach społecznościowych
5. Nowy zwycięski tandem: żółw i zając
6. Czytanie z oczu
7. Hanna Gronkiewicz-Waltz - Media Gapa 2017
8. 5 stylów zarządzania konfliktem z mediami
9. Dlaczego zadzwonili do nas przed wysłaniem oświadczenia mediom
10. Co mówi uścisk dłoni
Jazda PRóbna - symulowany wywiad z dziennikarzem

MEDIA GAPA - Top Ten Tygodnia
» Szkolenia PR
» Szkolenia Medialne
» Trener Medialny
» Rzecznik Prasowy
» Komunikacja Kryzysowa
» Kryzys Online
» Pressentacje

Test komunikacji międzykulturowej
MEDIA GAPA - Top Ten Tygodnia
2018
wrzesień czerwiec
2017
grudzień październik
wrzesień sierpień
lipiec czerwiec
maj kwiecień
marzec luty
styczeń
2016
grudzień listopad
październik wrzesień
sierpień lipiec
czerwiec maj
kwiecień marzec
luty styczeń
2015
grudzień listopad
październik wrzesień
sierpień lipiec
czerwiec maj
kwiecień marzec
luty styczeń
2014
grudzień listopad
październik wrzesień
sierpień czerwiec
maj kwiecień
marzec luty
styczeń
2013
grudzień listopad
październik wrzesień
sierpień kwiecień
marzec luty
styczeń
2012
grudzień listopad
październik wrzesień
sierpień lipiec
czerwiec maj
kwiecień marzec
luty styczeń
2011
grudzień listopad
październik wrzesień
sierpień lipiec
czerwiec maj
kwiecień marzec
luty styczeń
2010
grudzień listopad
październik wrzesień
sierpień lipiec
czerwiec maj
kwiecień marzec
luty styczeń
2009
grudzień listopad
październik wrzesień
sierpień lipiec
czerwiec maj
kwiecień marzec
luty styczeń
2008
grudzień listopad
październik wrzesień
sierpień lipiec
czerwiec maj
kwiecień marzec
luty styczeń
2007
grudzień listopad
październik

Bogusław Feliszek
Pressence Public Relations
Pomnażamy Twój kapitał komunikacyjny
2007-2018 © Pressence Public Relations
Wszelkie prawa zastrzeżone
http://www.pressence.com.pl
[t] +48 77 441 40 14
e-mail: biuro@pressence.com.pl