KRÓLESTWO ZA RZECZNIKA!

Takiego ogłoszenia jeszcze w prasie nie widziałem, ale kiedy czytam codziennie sensacyjne tytuły na pierwszych stronach ogólnopolskich dzienników, rośnie we mnie przekonanie, że inwestycja w firmę Rzecznik Prasowy S.A. oprze się każdej recesji.

Ponieważ wszystkie firmy stoją przed skomplikowanymi wyzwaniami komunikacyjnymi, pojawia się potrzeba zatrudnienia fachowców, którzy nauczą szefów firm jak komunikować się z otoczeniem pamiętając, że w komunikacji społecznej liczy się nie tylko CO się mówi, ale także JAK to się robi.

Dodajmy do tego rosnącą rolę mediów jako "społecznych" kontrolerów, a czasem nawet regulatorów, świata biznesu oraz świadomość, że czwarta władza jak każda władza nie jest wolna od słabości, aby zdać sobie sprawę ile dobrego może zdziałać dla organizacji profesjonalny rzecznik prasowy.

Selekcja i szkolenie rzecznika prasowego

Moje doświadczenie w PR uczy, że "posłaniec" może być równie ważny lub nawet ważniejszy od samej wiadomości. Mając to na uwadze w wyborze rzecznika prasowego należy kierować się następującymi kryteriami.

Rzecznik prasowy powinien:

• być przystojny, dobrze uczesany i gustownie ubrany,
• mieć towarzyskie, entuzjastyczne i asertywne usposobienie,
• mówić dynamicznie i wyraźnie,
• mieć świadomość nastawień, uprzedzeń, wiedzy i poziomu kultury ludzi, do których się zwraca,
• być cierpliwym słuchaczem gotowym otwarcie i z wyczuciem odpowiadać na pytania dziennikarzy i opinii publicznej,
• tworzyć wizerunek osoby mocnej, zdecydowanej i pozytywnie nastawionej,
• być kompetentnym w temacie, na który się wypowiada,
• zachowywać się profesjonalnie, zgodnie z etyką swego zawodu,
• utrzymywać partnerskie relacje z dziennikarzami,
• zachowywać spokój i opanowanie, szczególnie w sytuacji konfrontacji i kryzysu,
• umieć improwizować i błyskawicznie podejmować decyzje.

Aby zapewnić kontrolę i wysoką jakość wszystkich wystąpień rzecznika prasowego należy dbać o jego systematyczne szkolenie. Na szkoleniach medialnych rzecznicy uczestniczą w symulowanych wywiadach (wcielając się także w rolę dziennikarza), prowadzą prezentacje i wygłaszają przemówienia. Ich występy są nagrywane na video i wspólnie analizowane. Celem ćwiczeń jest doskonalenie treści i formy wystąpień w konkretnych sytuacjach zawodowych.

Inna grupa szkoleń to jednodniowe warsztaty, które służą utrwaleniu nabytych umiejętności i ocenie postępów. Po jednym szkoleniu medialnym zalecam od dwóch do trzech sesji warsztatowych w odstępach od sześciu do dwunastu miesięcy.

Publiczność i otoczenie

W coraz większym stopniu o skuteczności wywiadu, przemówienia czy prezentacji decyduje forma wypowiedzi, ale sam styl nie może zastąpić treści. Najlepszym sposobem zwiększenia pozytywnego odbioru jest dokładne zgłębienie tematu pod kątem przewidywanych pytań. To z kolei wymaga poznania publiczności - jej zainteresowań, uprzedzeń, nastawień, obaw, oczekiwań, potrzeb i znajomości tematu.

Przekazywane komunikaty muszą być zrozumiane przez odbiorców, a osoba, które je podaje musi być przez nich zaakceptowana jako wiarygodne źródło tych informacji. Autorzy półminutowych reklam w telewizji biorą pod uwagę nie tylko sam komunikat, ale także jego "opakowanie artystyczne", temperaturę emocjonalną i porę emisji. Rzecznik prasowy występując przed kamerą także musi mieć świadomość tych okoliczności.

Wygląd osobisty

To JAK prezentuje się rzecznik nigdy nie powinno zaciemniać tego, CO mówi. Z drugiej strony, to JAK wygląda może zwiększyć siłę perswazyjną jego słów. Oto o czym powinien pamiętać rzecznik prasowy przygotowując się do publicznego występu:

• Ubieraj się konserwatywnie.
• Włóż ciemny/ą garnitur/garsonkę i jednokolorową koszulę/bluzkę (najlepiej jasnoniebieską).
• Unikaj białych materiałów, gdyż odbijają one światło na Twoją twarz.
• Mężczyźni powinni zakładać skarpety zakrywające łydki. Kobiety powinny nosić rajstopy i pończochy bez szwów i wzmocnień na palcach i piętach.
• Nie zakładaj krzykliwej biżuterii.
• W poły marynarki nie wpinaj żadnych znaczków.
• Kieszenie nie mogą być powypychane.
• Korzystaj z dobrodziejstwa makijażu. Odrobina pudru na twarzy jeszcze nikomu ujmy nie przyniosła, a błyszcząca twarz nie wygląda dobrze na ekranie.
• Siedząc w fotelu pozapinaj wszystkie guziki w marynarce i sprawdź czy materiał się nie marszczy.
• Sprawdź czy krawat dobrze leży.
• Lekko wystające mankiety koszuli dodają elegancji.
• Nie zakładaj szkieł chromatycznych i okularów słonecznych, nawet kiedy reprezentujesz zakład optyczny :-)

Mowa ciała

Zawodowi aktorzy wiedzą jak ukazywać emocje używając języka ciała. Profesjonalny rzecznik prasowy panuje nad swymi gestami, mimiką i ruchami rąk tak, aby wzmocnić przekaz o odpowiednie emocje.

Oto jakie gesty i zachowania wywołują pozytywne emocje:

• Patrz rozmówcom w oczy.
• Siedząc w fotelu pochyl się nieco do przodu.
• Gestykulacja powinna być w zgodzie z tym co mówisz.
• Słuchaj uważnie każdego kto zadaje pytanie.
• Pokaż, że słuchasz innych ludzi.

Oto gesty i zachowania, które świadczą o zdenerwowaniu i negatywnym nastawieniu:

• Zbyt głośny i nienaturalny śmiech.
• Mocno zaciśnięte dłonie.
• Dłonie zaciśnięte na poręczy fotela lub krzesła.
• Bawienie się długopisem, guzikiem, mikrofonem, itp.
• Bębnienie palcami o blat stołu.
• Mocno zaciśnięte zęby.
• Sztywno wyprostowana postawa (typ oficerski).

Oto ruchy świadczące o niecierpliwości i dyskomforcie:

• Machanie nogami.
• Bujanie się na krześle.
• Przewracanie oczami.

Oto ruchy, która mówią o poczuciu winy i braku zainteresowania:

• Oczy skierowane ku sufitowi.
• Odwracanie oczu od publiczności.
• Zgarbiona sylwetka.
• Zamknięte oczy.

Jak sprawdzić czy zatrudniasz właściwego rzecznika prasowego

Kiedy rzecznik prasowy razem z Tobą opracował i przećwiczył już treść wypowiedzi oraz udzielił wywiadu, możesz sprawdzić skuteczność jego wystąpienia kierując się pięcioma kryteriami:

1. Jak media przedstawiają sprawy istotne dla interesów i celów organizacji/urzędu/instytucji? Jeżeli media dostrzegają i wykorzystują strategiczne dla Ciebie komunikaty opisujące markę, kampanię lub misję, to znaczy, że rzecznik wie jak rozmawiać z dziennikarzami. Jeżeli nie, to znaczy, że należy zmienić albo treść komunikatów albo podejście rzecznika do kontaktów z mediami.

2. Czy wypowiedź rzecznika prasowa pojawia się w artykule? Umieszczenie w tekście prasowym wypowiedzi rzecznika stawia go w roli eksperta. Nawet kiedy nie dotyczy to bezpośrednio organizacji, taki cytat buduje jego autorytet.

3. Jaka jest wymowa artykułu? To w jakim tonie mówią o Tobie media (pozytywnie, neutralnie czy negatywnie) wpłynie na treść komunikacji w przyszłości.

4. Jakie miejsce zajmuje w artykule wypowiedź rzecznika prasowego? Treść wykorzystanego cytatu i jego kontekst to najważniejsze elementy oceny efektów pracy rzecznika. Inne wskaźniki to: 1. miejsce w artykule, 2. pozycja artykułu na stronie, 3. długość cytatu oraz 4. wypowiedzi innych osób (treść, długość i wydźwięk).

5. Czy treść wypowiedzi rzecznika prasowego wykorzystały inne media? Czy wypowiedź rzecznika lub jej istotny fragment przedrukowała inna prasa? Czy powtarzana jest w telewizji i radiu? Czy jest inspiracją do publicznej debaty na żywotny dla Ciebie temat? Jeśli tak, Twój rzecznik prasowy zdecydowanie zasługuje na premię :-)

Jeśli potrzebujesz pomocy w wyborze rzecznika prasowego, zadzwoń do nas, żeby omówić szczegóły. Nasz telefon 77 441 40 14.