Założyciel firmy ogłasza na konferencji prasowej zamiar przejścia na emeryturę. Dyrektor finansowy pisze do rady nadzorczej protest z ostrymi zastrzeżeniami do polityki podatkowej firmy. W Internecie pojawia się informacja, że szef oddziału w Europie myśli o przejściu do konkurencji.

To nie są dziennikarskie kaczki.

Publiczna informacja, że kluczowy pracownik chce odejść z firmy, może wywołać wśród innych pracowników, klientów i inwestorów zaniepokojenie. Akcjonariusze mogą poprosić o wyjaśnienia.

Sposób w jaki to zrobisz - komunikacja publiczna i prywatna - wpłynie na to czy sytuacja będzie szybko wyjaśniona czy zostanie sztucznie rozdmuchana. W najgorszym przypadku może zwrócić też uwagę mediów i wpłynąć na notowania akcji firmy.

Opracowując plan komunikacji z załogą, klientami i akcjonariuszami związany z odejściem ważnego pracownika, należy pamiętać o pięciu rzeczach:

1. Pracownicy powinni wiedzieć pierwsi. Jak załoga przyjmie informację o zwolnieniu. Jakie to wywoła emocje? Jakie pojawią się pytania? Jeśli pierwsi dowiedzą się o tym z innych źródeł, możesz stanąć przed nieprzyjemnym zadaniem dementowania fałszywych lub półprawdziwych plotek i pogłosek. W swoim przekazie ciepło podziękuj odchodzącemu za pracę (przypomnij jego największe sukcesy), życz mu powodzenia i zapewnij, że firma/wydział będzie funkcjonować jak zwykle.

2. Opinia publiczna ma prawo do odmiennego punktu widzenia. Odchodzącą osobą może być członek zarządu, dyrektor lub kierownik niższego szczebla. W każdej sytuacji to odejście może być postrzegane jako osłabienie Twojej firmy, szczególnie kiedy pracownik przechodzi do konkurencji. Najlepszą obroną jest jasny plan kontynuacji tego, co się do tej pory sprawdziło. Podaj nazwisko następcy lub datę kiedy będzie wyłoniony. Powiedz, że zmiany kadrowe są czymś naturalnym i nie należy przywiązywać do nich dużej wagi.

3. Dbaj o pozytywną komunikację. Z wyjątkiem sytuacji ekstremalnych (jak sprawa sądowa opisana pod koniec artykułu), komunikuj się zawsze w dobrym stylu. Bez względu na powód zwolnienia życz odchodzącemu pracownikowi powodzenia i podziękuj za to, co zrobił dla firmy. I tyle. To nie pora na wylewanie żalów czy krytykowanie odchodzącego. Nawet jeśli był to słaby pracownik, krytykowanie go w takich okolicznościach bardziej szkodzi firmie niż jemu samemu.

4. Nie tłumacz się za bardzo. Ludzie oczywiście mają prawo wiedzieć dlaczego pracownik się zwalnia, ale tylko sam zainteresowany może odpowiedzieć na pytanie: "Dlaczego odchodzisz?" Tylko on zna prawdziwy motyw swego odejścia, bez względu na to, co napisał w podaniu o zwolnienie. Twoje komentarze o nim powinny być serdeczne, rzeczowe i krótkie. Nic więcej.

5. Przekaż osobiście informację najważniejszym klientom. W niektórych branżach, a szczególnie w usługach (kancelarie prawnicze, agencje PR, biura księgowe, itp.), należy liczyć się z tym, że klienci pójdą za odchodzącym pracownikiem do jego nowej firmy. Spotkaj się z klientami, których obsługiwała zwalniająca się osoba. Powiedz jak bardzo ważne jest dla Ciebie podtrzymanie współpracy i jakie kroki podejmujesz, aby zapewnić utrzymanie jakości swoich usług. Zwykły kontakt telefoniczny czy rutynowy e-mail może nie wystarczyć, aby utrzymać klienta. Jeżeli zależy Ci na kontynuowaniu współpracy, warto zainwestować w spotkania osobiste.

Kiedy sytuacja się komplikuje...

Do tej pory mówiliśmy o pracowniku, który rozstaje się z firmą ugodowo. Ale jak postępować kiedy osoba jest zwalniana z powodu oskarżenia o molestowanie seksualne, kradzież czy przekazywanie tajnych danych konkurencji? Co zrobić kiedy zwalniany pracownik udziela wywiadów mediom lub złożył pozew w sądzie (lub zamierza) przeciw pracodawcy?

W takich okolicznościach reguły są inne. Oczywiście, Twój stosunek do tej osoby powinien być mniej serdeczny (jeśli w ogóle), ale w Twoim interesie jest ograniczanie zainteresowania mediów i opinii publicznej tą sprawą. Powiedzmy, że dzwoni reporter z pytaniem: "Co pan sądzi o oskarżeniach Jana Nowaka dotyczących nielegalnego finansowania kampanii wyborczych przez pana firmę?"

Oto dwie rzeczy, o których nie wolno zapominać:

1. Mniej znaczy więcej. Im więcej fałszywych oskarżeń, tym mniej należy o tym mówić.

2. Kontakty z mediami i akcjonariuszami. Powiedz, że powództwo sądowe jest pozbawione podstaw i Twoja firma będzie uniewinniona kiedy cała prawda wyjdzie na jaw.

Twoim celem nie jest wykazanie, że racja jest po Twojej stronie. O tym ma zadecydować sąd. Na tym etapie okaż otwartość, chęć pomocy w wyjaśnieniu sprawy i absolutne przekonanie, że decydujące rozstrzygnięcie sądu będzie dla Ciebie pomyślne.