Wyobraź sobie najgorszą rzecz jaka może przydarzyć się Twojemu projektowi, organizacji lub nowemu rozwiązaniu.

Jesteś dzień po premierze nowego modelu auta. I co? W czasie jazdy próbnej odpada koło. Trudno w to uwierzyć. Przecież przeprowadzono tyle prób i testów w najbardziej ekstremalnych warunkach. Przecierasz oczy ze zdumienia. Ale obraz nie znika. Jesteś właśnie świadkiem najczarniejszego scenariusza. Twoja reputacja, posada, przyszłość są zagrożone.

Cóż, może tych testów było za mało. A może były źle zaplanowane. Może zabrakło wyobraźni. A może przydałoby się trochę więcej planowania - na przykład, czegoś, co roboczo można nazwać pre mortem, czyli post mortem z przyszłości.

Tak postępuje wiele organizacji - bardziej lub mniej świadomie. Przygotowują się na najgorsze. W scenariuszach ich planów kryzysowych są obecne takie słowa jak śmierć i katastrofa.

Wiele takich analiz powstaje w związku z nowymi inicjatywami. Nowa polityka informacyjna organizacji albo nowy pomysł rządu. Nie tylko ostrożność, ale zdrowy rozsądek i logika podpowiadają, żeby sprawdzić jak taki pomysł będzie odebrany przez tych, których dotyczy. Na przykład, podatek liniowy. Czy ktoś zadał sobie trud, aby sprawdzić z jakim rezonansem spotka się wśród podatników jeszcze przed publicznym oświadczeniem premiera o zamiarze jego wprowadzenia. Ktoś wykonał post mortem? Czy może to post mortem dzieje się na naszych oczach - na "próbce" 40 milionów Polaków? Mam powiedzieć jak to się skończy?

Nie żyjemy w czarnej dziurze. Decyzji nie podejmuje się w próżni. Dzisiaj istnieje tylko dzięki wczoraj. Jeśli dzisiaj jest wtorek, to wczoraj musiał być poniedziałek. Ten poniedziałek musiał nas czegoś nauczyć - dobrego lub złego, ale czegoś nauczył.

Mówi się, że łatwiej jest przyswoić sobie nowe pomysły niż pozbyć starych. Nabyć nowych przyzwyczajeń niż pozbyć starych. Zaplanować nowy wydatek niż rozliczyć stary.

Skuteczne planowanie wymaga rozliczenia się z wcześniejszymi dokonaniami. Im lepsza ma być przyszłość, tym bardziej skrupulatne musi być to rozliczenie.

Czas i miejsce

Trudno planować przyszłość bez dokładnego określenia miejsca, w którym się znajdujemy, kontekstu, w którym jesteśmy widziani, pola, na którym działamy. Trudno to robić bez spojrzenia wstecz i analizy jak TUTAJ dotarliśmy. Pomijanie tego etapu to odrzucenie lekcji, które przecież - chcąc nie chcąc - i tak już pobraliśmy.

Odwrócenie się od przeszłości to odwrócenie się od błędów. To także rezygnacja z zastanowienia się nad przyczynami minionych sukcesów. Przy okazji warto pamiętać, że sukces z przeszłości wcale nie musi być powtórzony w przyszłości. Żyjemy w szybko zmieniającym się środowisku. To, co było dobre wczoraj, dziś może już nie wystarczać.

W tak szybko zmieniającym się świecie związek pomiędzy przyczyną, a skutkiem umyka uwadze przypadkowego i powierzchownego obserwatora. Rozmywa się też poczucie odpowiedzialności za swoje czyny. Skoro skutek i przyczyna nie są już tak oczywiste, to odpowiedzialność staje się pojęciem coraz bardziej obcym.

Brałem niedawno udział w warsztacie, którego zadaniem było opracowanie całościowego planu rozwoju i dostarczenia usług komunalnych lokalnej społeczności w ciągu 10 lat. Ćwiczenie ostentacyjnie pomijało kontekst - szczególnie odniesienie do przeszłości. Nikt nie zasugerował, że warto byłoby przejrzeć ostatnie 10 lat rozwoju "komunalki" zanim spojrzymy na kolejne 10 lat.

Moderator warsztatu nawet odradzał nam próbę odniesienia się do przeszłości. Zachęcał do robienia planów bez specjalnego przejmowania się konsekwencjami. "Wasze plany będą odbiciem waszych wartości," argumentował. Nie interesowało go jak te wartości powstały i jak zmieniały się w czasie. W tym ćwiczeniu kontekst ekonomiczny też nie był istotny. "Postawcie na marzenia - nie przejmujcie się konsekwencjami!" - mówił organizator warsztatu.

Często podejmujemy decyzje nie dlatego, że tak nakazuje rozum i logika, ale dlatego, że dzięki nim czujemy się lepiej, ponieważ są politycznie poprawne, oportunistyczne i szybko przynoszą korzyści. W tym procesie decyzyjnym historia nie istnieje - liczy się tylko teraźniejszość. Po co obciążać decyzje odpowiedzialnością? Dlaczego dołączyć do nich lekcje z przeszłości, które przypomną, że nie ma dymu bez ognia?

Oczywiście nie można dużo nauczyć się z nieskutecznych działań z przeszłości, przebrzmiałych idei i nieaktualnych pomysłów. Innowacyjność, oryginalność, nieschematyczne myślenie dają początek nowym rozwiązaniom, odważnym inicjatywom i skutecznym rozwiązaniom.

Pre i post

Pre mortem to podstawowa analiza ryzyka. Większość systemów zarządzania ma ją wbudowaną do strategicznego planowania. Niektórzy uwzględniają ją też w planach kryzysowych. Czasem analiza pre mortem wykonywana jest metodą chałupniczą - bez większej wnikliwości i systematyczności.

Analizy pre mortem dotyczą wstępnego testowania pomysłów, przekazów, wpływu i skutków. Obejmują badanie rynku - sondaże, panele, grupy fokusowe, wywiady i inne. To nie jest czas dla potakiwaczy. Analizy pre mortem obejmują także rozmowy z tymi, których dotyczą planowane zmiany. Ich celem jest poznanie najgorszego scenariusza rozwoju wypadków. Na liście pytań będą sprawy społeczne (czynnik ludzki, reakcje), ekonomiczne (koszty, wpływ na interesariuszy), środowiskowe (wpływ na przyrodę, estetyka), itd. Na tej podstawie powstają scenariusze "Jeśli to się wydarzy, zrobimy to."

Dobrze wykonane analizy pre mortem są całościowe, systematyczne, analityczne i przygotowują do działania w każdej sytuacji. Mają zapobiegać katastrofie. Są częścią całego procesu planowania.

Post mortem - umiejętnie włączone do procesu planowania - może znacząco zmniejszyć skutki przykrych wypadków. Post mortem to nie teoria - to opinia tych, którzy przeszli przez najgorsze. Post mortem to głos tych, którzy przeżyli. "Wiem, co mówię, bo sam przez to przeszedłem." Kiedy to ostatnio słyszałeś?

Możesz wykonać analizy post mortem według różnych scenariuszy. W pewnym stopniu możesz na nowo odkryć i interpretować historię. Na przykład, "Gdybyśmy postąpili inaczej, nie mielibyśmy tych kłopotów". Albo, "Gdyby tylko chcieli mnie wtedy posłuchać...". Gdyby? Ponad 20 lat po wprowadzeniu stanu wojennego nadal trwają spory o jego legalność i zasadność. Nie mówiąc już o efektach. Gdyby...

Wiem, że ryzykuję posądzenie o nadmierną zapobiegliwość, ale proponuję wykonanie dwóch analiz: pre mortem i post mortem. Tylko wtedy przekonasz się czy pre mortem rzeczywiście działa i ma sens.

Każdy plan komunikacyjny musi zawierać trzy podstawowe elementy: przegląd minionych sukcesów i porażek, opis aktualnych silnych i słabych stron, szans i zagrożeń oraz nieschematyczną i przemyślaną wizję przyszłości.

Pominięcie któregokolwiek elementu może doprowadzić do zaprojektowania żarówki, która świeci się tylko w pełnym słońcu.