"M@m kilk@ pyt@ń..."

Jako praktyk public relations nie przepadam za wywiadami przez e-mail. Takie kontakty stwarzają małe szanse lepszego poznania dziennikarza. Reporterzy zwykle pracują w takim pośpiechu, że nie mają ochoty na pogawędkę. Są też tacy, którzy stanowczo zabraniają kontaktu telefonicznego pod groźbą wykreślenia nazwiska z artykułu.

Znajomy dziennikarz z kolei uwielbia wywiady poprzez e-mail. Eliminuje w ten sposób rozwlekłe rozmowy telefoniczne i wzajemne szukanie siebie przez telefon. Cytaty są w 100 procentach dokładne. Notatki się nie gubią. Łatwo je odszukać w archiwum.

Dodatkowo:

1. E-mail jest efektywny. Reporter może dokładnie wyjaśnić o co mu chodzi i przedstawić listę pytań.

2. E-mail daje dziennikarzowi pisemną wypowiedź co jest bardzo przydatne w sytuacji, kiedy jego rozmówca kwestionuje prawdziwość cytatu.

3. E-mail daje czas na przemyślenie odpowiedzi.

4. E-mail umożliwia wywiady z ludźmi, którzy być może nie mówią najlepiej po polsku, ale potrafią porozumiewać się w piśmie.

Jest też kilka wad:

1. Reporter nigdy nie wie na pewno, kto udziela odpowiedzi. E-mail podpisany przez prezesa może być zredagowany i wysłany przez rzecznika prasowego.

2. E-mail nie pozwala zadawać spontanicznych pytań i szybko reagować na odpowiedź.

3. Pytania muszą być bardzo precyzyjne, gdyż trudno zadawać pytania uzupełniające lub sprawdzające.

4. Dziennikarz nie słyszy wahania głosu, intonacji i nie ma wglądu w sposób budowania odpowiedzi przez rozmówcę. Otrzymuje tylko gotowy "produkt".

5. Wywiad przez e-mail może dać ciekawy cytat, ale jako taki rzadko jest porywający.

Coraz więcej reporterów korzysta z możliwości zadania pytań przez e-mail, choć szybko poznają dobre i złe strony takiego rozwiązania.

Oto 5 wskazówek jak wykorzystać e-mail dla potrzeb wywiadu bez kontaktowania się z dziennikarzem przez telefon:

1. Jeżeli dziennikarz wysyła pytania przez e-mail, nie chwytaj za słuchawkę, aby na nie odpowiedzieć. Niech dziennikarz sam wybierze sposób komunikacji.

2. Udzielaj zwięzłych odpowiedzi i nigdy nie mów więcej ponad to, o co pyta dziennikarz.

3. Nie wykorzystuj tej okazji do "sprzedania" dodatkowego tematu.

4. Nie wysyłaj dodatkowych materiałów (książki, raporty, informacje prasowe), jeżeli dziennikarz wyraźnie o to nie poprosi. To, że dziennikarz wysyła e-mail najprawdopodobniej znaczy, że zależy mu na szybkiej odpowiedzi i nie ma czasu na lekturę dodatkowych materiałów.

5. Przed wysłaniem odpowiedzi sprawdź ortografię, interpunkcję i gramatykę.

Pamiętaj, że:

1. E-mail może żyć wiecznie. Raz wysłany może być przekazywany nieskończonej liczbie odbiorców. Dbaj o jego profesjonalizm.

2. Sprawdzaj wszystkie informacje tak jak to robisz przygotowując się do "zwykłego" wywiadu.

3. Sprawdzaj prawdziwość adresu e-mail i jego identyfikację on-line. Pamiętaj, że adresy e-mail mogą być fałszywe.