Bogus?aw Feliszek, 2009-05-07
"Zrób to sam"

Zrób to sam

Jak bronisz swojej reputacji kiedy media spadaj? na Ciebie jak szara?cza?

Jeden z moich klientów powie Ci jak to si? robi. W ci?gu dwóch dni skontaktowa? si? z 16-ma reporterami prasy, radia i telewizji.

Dziennikarze "rzucili" si? na niego w czasie gor?cej publicznej debaty na temat planu budowy autostrad.

Klient jest regionalnym przedstawicielem mi?dzynarodowej firmy. Oto jak sobie z tym poradzi?.

1. "Zaprosili?my do siebie dziennikarzy prasowych tydzie? przed spodziewanym upublicznieniem problemu. Pocz?stowali?my ich kaw? i ogólnie wyja?nili?my o co chodzi. Wszystko co powiedzieli?my dziennikarze mogli wykorzysta? w swoich artyku?ach. ?adnego zdania "nie do druku". Dziennikarze otrzymali teczki prasowe z aktualnymi informacjami. Powiedzieli?my im jak mo?na si? z nami skontaktowa? w ci?gu dnia i nocy."

2. "Byli?my zorganizowani. Zmienili?my tekst nagrania na automatycznej sekretarce. By?a tam informacja z podstawowymi kontaktami w firmie oraz pro?ba o pozostawienie informacji o temacie, który interesowa? reportera i terminie kontaktu. Czasem otrzymywali?my identyczne pytania z tej samej redakcji. Mówili?my wtedy reporterowi, ?e ju? rozmawiali?my o tym z jego koleg? i zapraszali?my do kontaktu, gdyby mia? dodatkowe pytania. Zdarzy?o si?, ?e z jednej stacji radiowej dzwoni?o kilku reporterów z tym samym pytaniem."

3. "Reagowali?my szybko. Jeszcze przed pierwszym kontaktem z reporterem wysy?ali?my mu informacj? prasow?. Kiedy przyje?d?a? do nas otrzymywa? do r?ki drug? kopi?. Poniewa? byli?my przygotowani, reporterzy od razu przyst?powali do pracy. Robili zdj?cia i nagrywali rozmowy. Wszystko w atmosferze wspó?pracy i zrozumienia. ?aden z reporterów nie by? wobec nas niech?tny lub z?o?liwy. Najwa?niejsze media rzetelnie relacjonowa?y nasze wypowiedzi i opinie."

4. "Wydzielili?my na parterze oddzielny pokój dla ekip telewizyjnych i spotykali?my si? z reporterami co 20 minut. Nie organizowali?my konferencji prasowej dla dziennikarzy telewizyjnych i radiowych. W zamian oferowali?my indywidualne spotkania. Nie by?o pró?b o wywiady "na ?ywo". Byli?my na nie gotowi pod warunkiem, ?e nie chodzi?o o konfrontacj? z naszymi oponentami."

5. "Wiedzieli?my co chcemy powiedzie? i byli?my w tym konsekwentni. Napisali?my trzy g?ówne komunikaty i przekazywali?my je konsekwentnie wszystkim reporterom. To podstawa PR. Trzymaj si? tego, co chcesz powiedzie? i nie pozwól mediom zap?dzi? si? w kozi róg. Wszystkim mów to samo. Nie musisz wtedy sobie przypomina? co komu powiedzia?e? z osobna."

6. "Nie by?o takich pyta?, na które nie umieli?my odpowiedzie?. W czasie specjalnego spotkania (burzy mózgów) opracowali?my list? najtrudniejszych pyta? (tych ?atwych te?) i w konsultacji z zarz?dem zredagowali?my odpowiedzi. Nie by?o pytania, które nas zaskoczy?o."

7. "Umie?cili?my na firmowej witrynie WWW wszystkie nasze informacje prasowe oraz list? pyta? i odpowiedzi. Otrzymali?my setki zapyta? e-mail. Odpowiadali na nie trzej cz?onkowie zarz?du. Korzystaj?c z przygotowanego szablonu w wi?kszo?ci przypadków mogli?my wys?a? standardow? odpowied?."

8. "Przygotowali?my list? pyta? i odpowiedzi (Q&A) dla pracowników, którzy mieli bezpo?redni lub telefoniczny kontakt z klientami. Biuro obs?ugi klienta odnotowa?o 15% wzrost zapyta?. Wszystkie telefony od dziennikarzy by?y prze??czane do mnie."

9. "Wys?ali?my wewn?trzn? informacj? do wszystkich pracowników w postaci listu elektronicznego i/lub faxu, aby zapozna? ich z sytuacj?."

10. "Nagrali?my na video wszystkie wywiady emitowane w telewizji. Chcieli?my mie? w?asn? dokumentacj?, aby dok?adnie pami?ta? co powiedzieli?my dziennikarzom i porówna? z tym, co zosta?o wykorzystane. Dzi?ki temu wiedzieli?my czy media obiektywnie przedstawiaj? nasz? spraw?."

W opisanym przypadku nie by?o po?aru. Nie by?o wypadku. Nie by?o ofiar. Wi?kszo?? dzia?a? to ABC PR. Jestem zadowolony z ko?cowego efektu.

Trzeba jednak pami?ta?, ?e bez wzgl?du na to jak zadowolony jeste? ze swoich poczyna?, ko?cowa decyzja nale?y do opinii publicznej. To ona decyduje czy jeste? zwyci?zc? czy przegranym.

Moja uwaga. Do mnie nale?a?o przeszkolenie medialne klienta i jego kierownictwa, przygotowanie planu kryzysowego i pomoc w rozwi?zaniu kilku konkretnych problemów. Nie anga?owa?em si? jednak w opisanej sprawie. Klient sam sobie doskonale poradzi?. Dobra robota!