Jak bronisz swojej reputacji kiedy media spadaj± na Ciebie jak szarańcza?

Jeden z moich klientów powie Ci jak to się robi. W ci±gu dwóch dni skontaktował się z 16-ma reporterami prasy, radia i telewizji.

Dziennikarze "rzucili" się na niego w czasie gor±cej publicznej debaty na temat planu budowy autostrad.

Klient jest regionalnym przedstawicielem międzynarodowej firmy. Oto jak sobie z tym poradził.

1. "Zaprosili¶my do siebie dziennikarzy prasowych tydzień przed spodziewanym upublicznieniem problemu. Poczęstowali¶my ich kaw± i ogólnie wyja¶nili¶my o co chodzi. Wszystko co powiedzieli¶my dziennikarze mogli wykorzystać w swoich artykułach. Żadnego zdania "nie do druku". Dziennikarze otrzymali teczki prasowe z aktualnymi informacjami. Powiedzieli¶my im jak można się z nami skontaktować w ci±gu dnia i nocy."

2. "Byli¶my zorganizowani. Zmienili¶my tekst nagrania na automatycznej sekretarce. Była tam informacja z podstawowymi kontaktami w firmie oraz pro¶ba o pozostawienie informacji o temacie, który interesował reportera i terminie kontaktu. Czasem otrzymywali¶my identyczne pytania z tej samej redakcji. Mówili¶my wtedy reporterowi, że już rozmawiali¶my o tym z jego koleg± i zapraszali¶my do kontaktu, gdyby miał dodatkowe pytania. Zdarzyło się, że z jednej stacji radiowej dzwoniło kilku reporterów z tym samym pytaniem."

3. "Reagowali¶my szybko. Jeszcze przed pierwszym kontaktem z reporterem wysyłali¶my mu informację prasow±. Kiedy przyjeżdżał do nas otrzymywał do ręki drug± kopię. Ponieważ byli¶my przygotowani, reporterzy od razu przystępowali do pracy. Robili zdjęcia i nagrywali rozmowy. Wszystko w atmosferze współpracy i zrozumienia. Żaden z reporterów nie był wobec nas niechętny lub zło¶liwy. Najważniejsze media rzetelnie relacjonowały nasze wypowiedzi i opinie."

4. "Wydzielili¶my na parterze oddzielny pokój dla ekip telewizyjnych i spotykali¶my się z reporterami co 20 minut. Nie organizowali¶my konferencji prasowej dla dziennikarzy telewizyjnych i radiowych. W zamian oferowali¶my indywidualne spotkania. Nie było pró¶b o wywiady "na żywo". Byli¶my na nie gotowi pod warunkiem, że nie chodziło o konfrontację z naszymi oponentami."

5. "Wiedzieli¶my co chcemy powiedzieć i byli¶my w tym konsekwentni. Napisali¶my trzy główne komunikaty i przekazywali¶my je konsekwentnie wszystkim reporterom. To podstawa PR. Trzymaj się tego, co chcesz powiedzieć i nie pozwól mediom zapędzić się w kozi róg. Wszystkim mów to samo. Nie musisz wtedy sobie przypominać co komu powiedziałe¶ z osobna."

6. "Nie było takich pytań, na które nie umieli¶my odpowiedzieć. W czasie specjalnego spotkania (burzy mózgów) opracowali¶my listę najtrudniejszych pytań (tych łatwych też) i w konsultacji z zarz±dem zredagowali¶my odpowiedzi. Nie było pytania, które nas zaskoczyło."

7. "Umie¶cili¶my na firmowej witrynie WWW wszystkie nasze informacje prasowe oraz listę pytań i odpowiedzi. Otrzymali¶my setki zapytań e-mail. Odpowiadali na nie trzej członkowie zarz±du. Korzystaj±c z przygotowanego szablonu w większo¶ci przypadków mogli¶my wysłać standardow± odpowiedĽ."

8. "Przygotowali¶my listę pytań i odpowiedzi (Q&A) dla pracowników, którzy mieli bezpo¶redni lub telefoniczny kontakt z klientami. Biuro obsługi klienta odnotowało 15% wzrost zapytań. Wszystkie telefony od dziennikarzy były przeł±czane do mnie."

9. "Wysłali¶my wewnętrzn± informację do wszystkich pracowników w postaci listu elektronicznego i/lub faxu, aby zapoznać ich z sytuacj±."

10. "Nagrali¶my na video wszystkie wywiady emitowane w telewizji. Chcieli¶my mieć własn± dokumentację, aby dokładnie pamiętać co powiedzieli¶my dziennikarzom i porównać z tym, co zostało wykorzystane. Dzięki temu wiedzieli¶my czy media obiektywnie przedstawiaj± nasz± sprawę."

W opisanym przypadku nie było pożaru. Nie było wypadku. Nie było ofiar. Większo¶ć działań to ABC PR. Jestem zadowolony z końcowego efektu.

Trzeba jednak pamiętać, że bez względu na to jak zadowolony jeste¶ ze swoich poczynań, końcowa decyzja należy do opinii publicznej. To ona decyduje czy jeste¶ zwycięzc± czy przegranym.

Moja uwaga. Do mnie należało przeszkolenie medialne klienta i jego kierownictwa, przygotowanie planu kryzysowego i pomoc w rozwi±zaniu kilku konkretnych problemów. Nie angażowałem się jednak w opisanej sprawie. Klient sam sobie doskonale poradził. Dobra robota!