Sukces w wywiadzie dla mediów w 20% zależy od tego, co wiesz i w 80% od tego jak potrafisz o tym mówić.
Przesada? Ale nieduża, bo komunikacja z mediami, w tym udzielanie wywiadów, należy do podstawowych umiejętności rzeczników prasowych i ich zastępców.
Ponad 90% pytań reportera – także tych najtrudniejszych – możesz przewidzieć. A to znaczy, że możesz przygotować i przećwiczyć odpowiedzi.
Oto 21 pytań jakie może zadać reporter i sytuacji w jakich możesz się znaleźć i propozycje odpowiedzi jakie ćwiczymy na naszych szkoleniach medialnych:
1. Pytanie z tezą. Odnieś się do tezy swoimi słowami w pozytywny sposób. Powiedz o efektach tego, co zrobiłeś.
PYTANIE: "Jakie szkody wywołało zwlekanie z decyzją w sprawie pomocy dla poszkodowanych w nawałnicach?"
ODPOWIEDŹ: "Nie zgadzam się z tą tezą. Pomoc przyszła najszybciej jak to było możliwe. Dzięki naszej pomocy udało się uratować..."
2. Pytanie negatywne. Kiedy reporter chce, żebyś powtórzył negatywne stwierdzenie. Nie powtarzaj jego słów – nawet w zaprzeczeniu.
PYTANIE: "Dlaczego rząd działa tak nieudolnie?"
ODPOWIEDŹ: "Jest wręcz przeciwnie. Działamy z determinacją, żeby... Naszym sukcesem jest to, że..."
3. Prywatne zdanie. Prywatne opinie i oceny zostaw na prywatne rozmowy.
PYTANIE: "Jakie jest pana/pani prywatne zdanie o tej sprawie?"
ODPOWIEDŹ: "Moje prywatne zdanie jest nieistotne. Ważne jest, że..."
4. Mówienie w cudzym imieniu. Mów tylko o tym na czym się znasz i za co odpowiadasz.
PYTANIE: "Dlaczego opozycja tak atakuje rząd?"
ODPOWIEDŹ: "Nie wiem. Proszę o to zapytać opozycję." (Jeśli nie jesteś przedstawicielem opozycji.)
5. Nie wiesz jak odpowiedzieć na pytanie. Nie kłam, nie zgaduj, nie spekuluj. Powiedz, że nie znasz odpowiedzi i obiecaj reporterowi, że przekażesz mu brakujące informacje (na przykład fakty lub liczby) po wywiadzie.
PYTANIE: "Ile kosztowało przygotowanie tego planu? Ile to trwało?"
ODPOWIEDŹ: "Nie wiem. Dowiem się i przekażę te informacje po wywiadzie."
6. Pytanie zamknięte z dwiema opcjami, z których żadna nie jest prawdziwa. Zignoruj obydwie opcje. Podaj właściwy powód i przykład pokazujący, że mówisz prawdę.
PYTANIE: "Zamierzacie zwiększyć czy zmniejszyć wydatki na szkolenia pracowników?"
ODPOWIEDŹ: "Utrzymamy w tym roku wydatki na tym samym poziomie."
7. Pytanie emocjonalne lub nieprzyjemne. Nie kieruj się emocjami i nie odpowiadaj agresją.
PYTANIE: "Czy nie bawicie się z klientami w kotka i myszkę?"
ODPOWIEDŹ: "W żadnym wypadku. Jeśli chce pan wiedzieć czy nasze usługi podrożeją, powiem, że, niestety, tak."
8. Nieprzyjemne, ale częściowo zasadne pytanie. Odpowiedz własnymi słowami.
PYTANIE: "Dlaczego nie zrobiliście tego w terminie i zepsuliście swoją reputację?"
ODPOWIEDŹ: "To prawda, że wykonaliśmy to po terminie. Ale uzgodniliśmy z klientami rekompensatę za to opóźnienie."
9. Powracanie w pytaniach do tego samego wątku. Jeżeli reporter wraca kilka razy do tego samego wątku, powtarzaj pierwszą odpowiedź. Trzymaj się swojego kluczowego przekazu.
PYTANIE: "Dlaczego nie chce pan powiedzieć jaką planujecie strategię w negocjacjach?"
ODPOWIEDŹ: "O tym jaka będzie nasza strategia powiemy we właściwym czasie."
PYTANIE: "Opinia publiczna nie ma prawa wiedzieć jaka to będzie strategia?"
ODPOWIEDŹ: "Strategia jest gotowa. O szczegółach powiemy we właściwym czasie."
10. Znasz odpowiedź, ale nie wolno Ci tego powiedzieć. Wyjaśnij dlaczego nie możesz odpowiedzieć na pytanie.
PYTANIE: "Jaka była oferta zakupu firmy?"
ODPOWIEDŹ: "Nie mogę odpowiedzieć na to pytanie, gdyż:
- jest to informacja poufna.
- trwają negocjacje w tej sprawie.
- sprawa jest w sądzie.
- nie jestem upoważniony do wypowiedzi na ten temat, ale mogę podać nazwisko osoby, która odpowie.
11. Pytanie otwarte lub niejasne. Poproś reportera o wyjaśnienie jeżeli nie rozumiesz pytania albo skorzystaj z okazji, żeby odpowiedzieć tak jak Ci wygodnie.
PYTANIE: "Proszę powiedzieć coś ciekawego o swojej firmie."
ODPOWIEDŹ: "Co pana interesuje najbardziej?"
12. Plotka lub pogłoska. Nie komentuj niesprawdzonych informacji.
PYTANIE: "Słyszałem opinię, że w przyszłym roku firma zamierza zwolnić kilku ważnych pracowników."
ODPOWIEDŹ: "Nie komentuję plotek. Gdyby to była prawda, na pewno bym o tym wiedział."
lub
ODPOWIEDŹ: "W firmie dużo się zmienia. Ale nie wiem o niczym co by potwierdzało zasadność tej plotki."
13. Pytanie hipotetyczne. Nie wdawaj się w spekulacje. Mów tylko o faktach.
PYTANIE: "Co by się stało gdyby ktoś próbował zatruć zbiorniki z pitną wodą dla miasta?"
ODPOWIEDŹ: "Nie chcę spekulować co by było gdyby. Mam nadzieję, że nikomu to nie przyjdzie do głowy."
14. Pytanie wielowątkowe. Nie musisz odnosić się do wszystkich kwestii. Wybierz najbardziej wygodny wątek i odpowiedz na pytanie. Jeżeli reporter nie będzie zadowolony z odpowiedzi, niech powtórzy pytanie.
PYTANIE: "Jakie to wywoła zmiany w relacjach... czy będzie możliwa dalsza współpraca... a może trzeba zweryfikować...?"
ODPOWIEDŹ: "Pyta pan/pani o kilka rzeczy. Zacznijmy od pierwszego pytania. Zmiany będą prowadziły do..."
15. Udzielenie porady. Nie udzielaj publicznie porad jeżeli nie może z nich skorzystać wiele osób.
PYTANIE: "Co powinien zrobić prezydent w tej sprawie?"
ODPOWIEDŹ: "Gdyby prezydent poprosił mnie o radę, na pewno bym jej udzielił. Ale nie robiłbym tego poprzez media."
16. Pytanie przymilne. Nie ulegaj magii miłych słówek.
PYTANIE: "Takie straty. Takie problemy. To muszą być trudne chwile dla waszej firmy, prawda?"
ODPOWIEDŹ: "Jest trudno, ale robimy wszystko, żeby wywiązać się z naszych zobowiązań i nadal dobrze służyć klientom."
17. Pytanie zamknięte (tak lub nie). Odpowiedz na pytanie i wyjaśnij dlaczego tak postąpiłeś.
PYTANIE: "Zgodziliście się na to, tak czy nie?"
ODPOWIEDŹ: "Tak, gdyż..."
lub
ODPOWIEDŹ: "Nie, bo..."
18. Pytanie zaskakujące. Kiedy reporter zadaje pytanie zupełnie niezwiązane z tematem wywiadu lub pyta o coś osobistego.
PYTANIE: "Słyszałem, że raz pan zbankrutował."
ODPOWIEDŹ: "To było bolesne doświadczenie i możemy o tym porozmawiać przy innej okazji. Wróćmy do głównego wątku rozmowy."
lub
ODPOWIEDŹ: "Tak. Co chciałby pan wiedzieć?" (Uśmiech) Zachęć reportera do zadania kolejnego pytania. Nie zdziw się jeżeli tego nie zrobi.
19. Pytanie nie na temat. Kiedy reporter zadaje pytanie niezwiązane z tematem wywiadu.
PYTANIE: "Co pan sądzi o szansach prezydenta na reelekcję?"
ODPOWIEDŹ: "Wydawało mi się, że umawialiśmy się na rozmowę o..."
lub
ODPOWIEDŹ: "Nie jestem upoważniony do rozmowy o..."
20. Cisza wymuszająca odpowiedź. Kiedy skończyłeś odpowiedź reporter nie zdaje następnego pytania i czeka w milczeniu.
PYTANIE: ".........."
ODPOWIEDŹ: ".........."
To, że masz przed sobą kamerę i/lub mikrofon nie znaczy, że musisz przez cały czas mówić. Odpowiedz na pytanie i patrząc na reportera czekaj na kolejne.
21. Próba wymuszenia deklaracji. Kiedy reporter chce, żebyś zobowiązał się przed opinią publiczną do czegoś. Nie podejmuj zobowiązań, których realizacja nie zależy od Ciebie.
PYTANIE: "Czy może pan/pani zapewnić, że nie popełnicie znowu tego błędu?"
ODPOWIEDŹ: "Nie mogę dać takiej gwarancji. Mogę zapewnić, że zrobimy wszystko, żeby to się już nie powtórzyło."
Konkluzja
Każdy kontakt z mediami jest okazją do opowiedzenia o tym, co robi Twoja firma lub instytucja, dlaczego jest to ważne i – jeśli jest taka potrzeba – skorygowania nieprawdziwych informacji. Jeśli ludzie (na przykład klienci, konsumenci i liderzy opinii) wiedzą czym się zajmujesz i to akceptują, możesz liczyć na ich poparcie kiedy będziesz tego potrzebował, na przykład w sytuacji kryzysowej.
Jeśli potrzebujesz pomocy w przygotowaniu się do wywiadu dla mediów lub masz pytanie o komunikacji z mediami, prosimy o kontakt. Nasz telefon 77 441 40 14.