Na biurku redaktora wydania ogólnopolskiego dziennika zadzwonił telefon. Dziennikarz uznał, że informacja była ważna, ciekawa i ... pilna. Dzwonił pracownik firmy, o której gazeta niedawno krytycznie pisała.

Niestety nawet najlepszy (i najdroższy) plan komunikacji w kryzysie może dużo stracić na wartości kiedy rozżalony pracownik postanowi "przekazać" mediom kłopotliwą dla firmy informację.

Efekt mrozi krew w żyłach. Zamiast kontrolowanej aktywnej komunikacji z otoczeniem mamy nagle do czynienia z pasywną reakcją na atak anonimowego przeciwnika.

Dlaczego pracownicy przekazują mediom informacje w drażliwych kwestiach, mimo że zdają sobie sprawę z naganności takiego czynu?

Oto 5 podstawowych powodów dlaczego pracownicy donoszą na swego pracodawcę:

1. Relacje

Specjalista PR nie musi wiedzieć, którzy pracownicy chodzili do podstawówki z redaktorem naczelnym lokalnej gazety lub tego, że syn sekretarki prezesa gra w tenisa z synem prezentera wieczornych wiadomości. Nie można zabronić pracownikom prywatnych lub przypadkowych kontaktów z przedstawicielami mediów.

Jedynym sposobem ograniczenia szkodliwych efektów takich kontaktów jest edukacja pracowników. Pracownicy muszą być świadomi ryzyka rozmowy z dziennikarzami o ich firmie - obojętnie na stopień zażyłości. Nie wystarczy notatka o tym w wewnętrznej instrukcji. Ten komunikat musi być powtarzany i utrwalany w firmowych biuletynach, na szkoleniach i zebraniach. Niestety, pracownicy poważnie traktują takie ostrzeżenia tylko kiedy na własnej skórze przekonają się o realnym niebezpieczeństwie "brzydkiej zabawy" z mediami.

2. Siła ego

Kto ma informacje, ten ma władzę. Zgoda. Kiedy pracownik nie ma dostępu do wartościowej informacji, może się zastanowić nad jej wartością. Czerwony telefon Radia Zet podaje cenę takiej informacji. Pokusa pokazania i wykorzystania siły, jaką daje informacja może być silniejsza od lojalności.

Rozwiązanie? Dokładnie kontroluj kto co wie. Pracownicy, którzy mają dostęp do zastrzeżonych/poufnych/tajnych danych powinni podpisać dokumenty zobowiązujące do dyskrecji. W umowach powinny znaleźć się zapisy o karach za ujawnienie tajemnicy. Dokumenty dostępne w firmowym intranecie powinny być chronione hasłami dostępu. Nie mogą mieć do nich dostępu osoby postronne. Komputery nie powinny być zostawiane włączone bez nadzoru.

Jeżeli jest to możliwe, każdy dokument koduj indywidualnie. Możesz na przykład pozmieniać nieznacznie układ wyrazów w egzemplarzach dokumentów dla poszczególnych odbiorców. Kiedy podejrzewasz kogoś o przecieki, wyłącz go z kręgu osób zaufanych i kontaktuj się tylko z jego przełożonym.

3. Zemsta

Wielu pracowników przekazuje mediom drażliwe informacje z zemsty. Postępują tak zwykle kiedy informacja jest potencjalnie szkodliwa dla firmy i/lub bliskich współpracowników. Ten motyw często pojawia się w sytuacji konfrontacji pomiędzy zarządem i załogą.

Trudno taki problem rozwiązać od ręki. Po pierwsze, należy budować mocne i oparte na zdrowych zasadach relacje pomiędzy kierownictwem i pracownikami. A co oznacza szczere spotkania, uczciwe rozmowy i otwarte kanały komunikacyjne.

Kiedy pracownicy stoją murem za swoją firmą, prawdopodobieństwo, że ktoś zechce świadomie jej szkodzić jest dużo mniejsze.

4. "Chęć pomocy"

Niektórzy pracownicy kontaktują się potajemnie z dziennikarzami wierząc, że przekazana informacja w jakiś sposób pomoże firmie i pracownikom. Wiem, że trudno w to uwierzyć, ale tak jest. Motyw jest więc szlachetny, ale skutki opłakane.

Najlepszą obrona jest prewencja: zanim przekażesz pracownikom poufne informacje, sprawdź czy znają ogólne zasady zachowania się w takiej sytuacji. Muszą rozumieć *dlaczego* tak postępujesz i *dlaczego* jest to optymalne rozwiązanie.

5. Ignorancja

Może to dziwne, ale niektórzy pracownicy mogą uznać, że informacja jest tak *ciekawa*, że ktoś powinien ją natychmiast przekazać mediom. Musisz jednak pracownikom wytłumaczyć, że media dowiedzą się o tym *w stosownym czasie*. Komunikacja z mediami to Twój obowiązek, nie pracownika. To Ty określasz zasady współpracy z dziennikarzami i pracujesz nad budowaniem wzajemnie korzystnych relacji.

Konkluzja

Komunikowanie się z otoczeniem to jedna z kluczowych funkcji praktyka PR. Od doboru komunikatów przekazywanym mediom zależy sukces lub porażka polityki informacyjnej.

Rozluźnienie kontroli nad przepływem informacji przypomina wpuszczenie psów do ogrodu: zapomnij o grządkach, kwiatkach i udanych zbiorach. Zanim pojawi się ważna wiadomość przygotuj swoich pracowników - tylko wtedy możesz liczyć na obfity plon w mediach i pozytywne komentarze.