Jeśli pracujesz w dużej firmie, może się zdarzyć, że reporter z poczytnej i renomowanej gazety zadzwoni z zapytaniem czy może odwiedzić Cię w biurze.

Uwaga: to może skończyć się fatalnie.

Celem takiej wizyty reportera nie jest zebranie informacji do konkretnego artykułu, ale poznanie szefów firmy. Najczęściej będzie to dziennikarz ze znanej gazety lub czasopisma – ktoś kto pisał niedawno na temat związany z Twoją firmą, branżą, miastem lub regionem.

Oczywiście, dziennikarz zechce także poznać Ciebie i przez cały czas będzie w głowie skrzętnie notował szczegóły dotyczące Twego zachowania, które być może wykorzysta w przyszłych publikacjach.

Na czym polega niebezpieczeństwo? Niektórych rzeczników prasowych i szefów tak ekscytuje wizja wizyty ważnego dziennikarza, że zapominają o podstawach kontaktów z mediami – to, że reporter chce Cię odwiedzić nie znaczy, że pragnie zostać Twoim przyjacielem.

Kawa, ciasteczka, może coś jeszcze? Taka wizyta nie uprawnia Cię do zbyt otwartej rozmowy z dziennikarzem.

Trzy wiadra informacji

Zgadnij czego każdy potrzebuje przed wizytą dziennikarza w biurze? Masz rację – potrzebuje szkolenia medialnego.

Widziałem dziesiątki szefów, którzy w czasie takiego "firmowego spotkania" wdali się z reporterem w zbyt zażyłą konwersację tylko po to, żeby za jakiś czas przeczytać te słowa ze swoim nazwiskiem w artykule, o którym wcześniej nie mieli pojęcia. Jeżeli zanadto zaufasz reporterowi, szybko wylądujesz w piekle.

Jak powinno wyglądać szkolenie medialne przygotowujące do odwiedzin reportera w firmie?

Po pierwsze, zespół public relations musi odkurzyć wszystkie firmowe kluczowe przesłania i sprawdzić ich aktualność. Idealnie, jeśli dział PR dysponuje bogatą biblioteką systematycznie aktualizowanych komunikatów.

Następnie należy posegregować te komunikaty według mojej zasady "trzech wiader".

Wyobraź sobie trzy wiadra w rzędzie. Do wiadra nr 1 wkładasz wszystkie pozytywne przekazy. Wiadro nr 2 wypełniają przećwiczone odpowiedzi na trudne pytania reportera. W najmniejszym wiadrze nr 3 są rzeczy, o których nie możesz rozmawiać pod żadnym pozorem, na przykład, poufne informacje o pracownikach, tajemnice handlowe, prywatne informacje o zdrowiu.

Przekazując informacje z wiadra nr 1 pamiętaj o zasadzie odwróconej piramidy (kto, co, gdzie, kiedy, jak, dlaczego). Pod koniec każdego komunikatu dodaj szczegół, który zachęci reportera do prośby o więcej detali. To uczyni rozmowę bardziej naturalną i płynną. Pisałem o tym w artykule "Zastanawiasz się nad kolejnym pytaniem?"

Jeżeli reporter zapyta o coś z wiadra nr 2, postępuj zgodnie z tą samą procedurą – zwięzłe, rzeczowe i jasne komunikaty skomponowane według zasady odwróconej piramidy. Fakty logicznie przedstawione. Na końcu każdego przekazu umieść zapowiedź kolejnej informacji – w ten sposób zachęcisz reportera do zadawania kolejnego pytania. Oczywiście kierujesz go do tematów z wiadra nr 1.

Granice szczerości

Ponieważ ludzie chcą być w rozmowie maksymalnie sympatyczni, otwarci i szczerzy, wielu dzieli się z reporterem faktami z drugiego wiadra. Nazywam to "otwieraniem drzwi." Kiedy otwierasz drzwi, zapraszasz jednocześnie reportera do zadawania kolejnych pytań. Można to porównać do otwarcia Puszki Pandory – nie można jej już zamknąć.

Wiele szefów uznaje także, że wszystko co powiedzą dziennikarzowi w czasie takiej "zapoznawczej" wizyty nie będzie przez niego wykorzystane. Nieprawda. Dziennikarz może wykorzystać każde słowo. I żeby to jasno powiedzieć: nawet nie myśl, żeby kiedykolwiek powiedzieć dziennikarzowi coś w zaufaniu (nie do druku). Nawet kiedy reporter daje harcerskie słowo honoru, że tego nie wykorzysta – odmów. Wszystko co powiesz zawsze do Ciebie wróci.

Jeżeli wizyta w firmie się uda, szef zechce prawdopodobnie zadzwonić od czasu do czasu do reportera, żeby przekazać ważną informację lub podzielić się komentarzem na temat ciekawego wydarzenia.

Nie chodzi o to, że dziennikarz napisał bezpośrednio o Tobie lub firmie, ale żeby widział w Tobie eksperta i źródło cennych i aktualnych informacji. Celem jest nawiązanie kontaktu i zbudowanie relacji – dlatego mówimy w public relations o relacjach z mediami (media relations).

Tak budowane i rozwijane relacje opłacą się w przyszłości i zmniejszą ryzyko, że reporter napisze kiedyś o Tobie kąśliwy lub krytyczny artykuł.

Jak widzisz, wizyta reportera w firmie może wywołać okropny kryzys lub rozpocząć wartościową znajomość.