Mówiłem to wielokrotnie i powtórzę raz jeszcze: "Komunikacja rozpoczyna się od zebrania informacji i ich inteligentnej interpretacji." Bardzo trudno zabiegać o skuteczną komunikację bez wiedzy kim są ludzie, z którymi chcesz się komunikować. Komunikacja to nie randka w ciemno.

Zaczynam przewracać oczami kiedy słyszę: "Musimy przekazać tą wiadomość". Rzadko natomiast słyszę dlaczego odbiorcy tej wiadomości mogą być nią zainteresowani. A właśnie od tego pytania zaczyna się właściwa strategia komunikacyjna.

Oto pięć pewnych (bo niestety sprawdzonych w praktyce) błędów popełnianych w trakcie zbierania informacji do przygotowaniu strategii i/lub kampanii komunikacyjnej:

1. Szef wie najlepiej.

Wiem, że tak jest najlepiej, bo tak uważa SZEF, który dokładnie wie co trzeba powiedzieć. Dzięki temu nie jestem odpowiedzialny za złą komunikację.

2. Moi znajomi wiedzą najlepiej.

Moje zdanie zależy od tego, co powiedzą znajomi i przyjaciele, bo oni nigdy się nie mylą. Przecież tak znakomicie doradzili mi gdzie pojechać na urlop.

3. Politycy wiedzą najlepiej.

Któż może wiedzieć więcej niż politycy o wszystkich najważniejszych problemach i o tym co "piszczy w trawie". Tylko politycy mają gruntowną wiedzę o mojej branży i temacie, który zamierzam poruszyć.

4. Media wiedzą najlepiej.

Kiedy prasa pisze o temacie, który mnie interesuje, najprawdopodobniej dziennikarze znają jeszcze dużo szczegółów, które z jakichś powodów przemilczają. To właśnie oni mogą pomóc mi w przygotowaniu komunikatu. Media zawsze mają rację.

5. Samozwańczy "eksperci" wiedzą najlepiej.

Eksperci potrafią skomentować każde wydarzenie w mojej branży, więc muszą mieć aktualną, szeroką i gruntowną wiedzę. Media obszernie i często ich cytują, więc coś musi "być na rzeczy".

Na szczęście coraz więcej organizacji szuka dzisiaj kontaktu z tymi, z którymi pragnie się komunikować.

Oto siedem podstawowych zasad obowiązujących podczas zbierania informacji:

1. Tworzenie i utrzymanie sieci kontaktów

Najlepsi praktycy public relations utrzymują rozległą sieć kontaktów z ludźmi, którzy mają wpływ na prawodawców, sprawują funkcje kontrolne lub korzystają z produktów i/lub usług. Poświęcenie codziennie pół godziny na omówienie z nimi wstępnych pomysłów i ogólnych idei daje dobry fundament pod budowę skutecznej strategii komunikacyjnej. Umiejętność słuchania – bardziej słuchania niż mówienia – jest kluczem do sukcesu.

2. Analiza zawartości mediów

Lektura lokalnych gazet i magazynów, które czytają Twoi klienci, daje wgląd do informacji kształtujących ich wiedzę i świadomość. To z kolei pomoże Ci poznać najważniejsze lokalne problemy i ich hierarchię w oczach mediów.

3. Konsultacja z interesariuszami

Nie ma lepszego sposobu zebrania informacji od analizy potrzeb i oczekiwań interesariuszy (klientów, współwłaścicieli, udziałowców, dostawców, pracowników). To nie zawsze musi odbywać się w sposób formalny, z pompą i fanfarami.

4. Badanie rynku

To może być sondaż opinii publicznej, badanie grupy fokusowej, panel dyskusyjny i inne formalne pomiary tego, co opinia publiczna sądzi o Tobie, Twojej organizacji i planowanej kampanii komunikacyjnej. To kosztuje dużo pieniędzy – im więcej wydasz, tym dokładniejsze dane otrzymasz.

5. Analiza konkurencji

Kto twierdzi, że nie możesz niczego nauczyć się od konkurentów? Poznaj ich strategie komunikacyjne i kontakty. Twórczo wykorzystaj najlepsze pomysły.

6. Sprzężenie zwrotne

Szukanie informacji zwrotnych i komentarzy dotyczących planowanych działań należy do często zapominanych sposobów dopracowania wstępnego projektu. Spotykając się z interesariuszami w jednej sprawie możesz też pytać ich o opinie na inne tematy. To nic nie kosztuje i zwiększa liczbę opinii, które pomogą stworzyć lepszy projekt.

7. Analiza opinii liderów

Liderzy opinii są często przepytywani na różne tematy i proszeni o porady. Najlepiej wykorzystać do tych rozmów konsultantów, którzy zadbają o bezstronność kontaktów i dostarczą wyniki, które można porównać.

Konkluzja

Skuteczna komunikacja rozpoczyna się od zebrania informacji i inteligentnego ich przetworzenia. Taka jest istota public relations. Ale taka jest także podstawa dobrych relacji z klientami. Kto Ci lepiej podpowie jak się z nimi komunikować niż oni sami?

Tak. Komunikacja to nie randka w ciemno. Chyba to już dziś mówiłem :-)