Ponad połowa internautów odwiedzających blog Media Gapa nigdy nie przeczyta tego artykułu. Rozumiem dlaczego: każdy ma ograniczoną ilość czasu na czytanie i trzeba codziennie dokonywać selekcji co czytać i z czego można zrezygnować.

Ale zapytam wprost: jak wygląda ta selekcja? Czy poprzedza ją rzeczowa analiza priorytetów w zdobywaniu praktycznych informacji o public relations? Czy może przypomina to chaotyczne zakupy w supermarkecie?

Świadomy wybór wiąże się z logicznym myśleniem i wnioskowaniem. Ile jest logiki i analitycznego myślenia w Twoim zarządzaniu natłokiem informacji?

Pradziadkowie naszych pradziadków cierpieli na inną "dolegliwość" – niedobór informacji. W małych miastach i wioskach ludzie czasem nawet zaczepiali przybyszów pytaniami co dzieje się w okolicy i na świecie. Dziś mamy inny problem – otacza nas informacyjny zgiełk.

Każdy przekonuje, że to jego warto słuchać, to właśnie on potrafi rozwiązać Twoje problemy, nawet jeśli ich nie zna. Gazety i magazyny bombardują kuszącymi ofertami rocznej lub nawet dwuletniej prenumeraty; niektóre publikacje są tak specjalistyczne, że zastanawiasz się jak udaje im się znaleźć więcej niż trzech czytelników zainteresowanych tą problematyką.

Informacyjne zawieszenie

System operacyjny komputera zawiesza się kiedy użytkownik wydaje zbyt wiele poleceń lub uruchamia za dużo pamięciożernych aplikacji. Jedna komenda goni drugą, zadania wzajemnie sobie przeszkadzają, zatłoczone pasy transmisyjne uniemożliwiają wykonanie najprostszej czynności.

Każdy może się zawiesić – nie tylko komputer. Wystarczy, że będziesz poświęcać za dużo czasu na wykonanie trywialnych zadań, źle wyznaczysz priorytety i nie skupisz się na tym co najważniejsze.

8 porad jak radzić sobie z zalewem informacji

1. Selekcja

Wybierz jeden lub dwa periodyki jako podstawowe źródła informacji. (Ja czytam Rzeczpospolitą i Dziennik). Zamów prenumeratę innych wydawnictw, ale wstępną lekturę ogranicz do spisu treści. Jeśli coś Cię zaciekawi, wyrwij stronę z artykułem i włóż do segregatora lub teczki z napisem "Do lektury w wolnym czasie".

2. Ochotnicy

Wykorzystuj pracowników do zbierania informacji. Zbierz ochotników do zbierania i selekcji informacji na wyznaczone tematy, na przykład, najciekawsze imprezy PR w tym roku, najlepsi trenerzy medialni, nowe blogi o zarządzaniu kryzysem, itd. Na regularnych zebraniach wysłuchaj ich krótkich sprawozdań.

3. Szacunek

Nie zasypuj pracowników niepotrzebnymi informacjami – szanuj ich czas. Często obserwuję jak szefowie przekazują oceny, raporty, sprawozdania innym pracownikom bez czytania. Jeżeli coś nie jest warte Twego czasu, dlaczego ma zająć czas komuś innemu? Filtruj rozsyłane informacje zgodnie ze strategią i aktualnymi priorytetami.

4. Wydarzenia

Jeżeli w firmie wydarzy się coś ważnego, zawsze omów to na zebraniu z pracownikami. Kiedy załoga widzi, że trzymasz rękę na pulsie, nie będzie marnować czasu na rozglądanie się dookoła lub wsłuchiwanie w odgłosy przyrody. O lekturze nudnych i nieaktualnych firmowych wydawnictw nie wspomnę.

5. Priorytety

Pamiętaj, że kluczem do sukcesu są właściwe priorytety. Wybieraj informacje potrzebne do realizacji strategii i zmian w wyznaczonym kierunku – reszta prawie się nie liczy. Twoja wiedza i doświadczenie są bez wartości jeżeli nie potrafisz ich wykorzystać w public relations.

6. Analiza

Wydziel w miesiącu trochę czasu na ocenę tego, co najskuteczniej pozwala ograniczyć zalew informacji i skupić się na pracy. Porównaj wyniki z tym co działo się miesiąc wcześniej. Analizuj i wyciągaj wnioski.

7. Dyskusja

Czytaj artykuły dostarczające informacji, pomysłów i motywacji do poprawy. Jeszcze lepiej – rozmawiaj o tym ze współpracownikami i powiedz co daje najlepsze efekty.

8. Szef

Wyślij ten artykuł swemu szefowi i korzystaj ze zmian jakie wprowadzi w zarządzaniu nawałem informacji.

Konkluzja

Zalew informacji bierze się z nieumiejętnego zarządzania czasem i braku priorytetów. Jeżeli umiesz pływać, utrzymasz się na powierzchni wody w basenie, jeziorze i na środku oceanu.

Zarządzanie informacjami jest jak pływanie – utoniesz tylko kiedy dasz się pokonać żywiołowi. Dopóki trzymasz głowę nad linią wody, dopóty nic Ci nie grozi.