Sukces organizacji w dużym stopniu zależy od tego jak zarządzasz pracownikami. Co możesz zrobić, żeby pracownicy czuli, że pracują też dla siebie, a nie tylko dla Twojej firmy?
Zarządzanie pracownikami zwykle dotyczy sześciu obszarów:
I. Analiza Zatrudnienia i Struktury Organizacji
II. Płace i Dodatkowe Świadczenia
III. Rekrutacja i Dobór Pracowników
IV. Szkolenia i Nauka
V. Wyniki Pracy i Nagrody
VI. Relacje z Pracownikami
Oto 40 pytań, które pomogą opisać sytuację w firmie oraz zwiększyć jakość i efektywność pracy.
I. Analiza Zatrudnienia i Struktury Organizacji
Jaka struktura zapewni organizacji optymalne funkcjonowanie? Zapytaj siebie:
1. Jaki jest *przepływ* pracy wewnątrz organizacji i czy są miejsca, gdzie praca jest powtarzana lub wykonywana bezcelowo?
2. Komu podlegają pracownicy? Czy te osoby mają umiejętności i doświadczenie niezbędne do skutecznego kierowania pracownikami?
3. Jaka jest optymalna struktura organizacji? Czy lepsza jest tradycyjna oparta na sformalizowanej hierarchii? A może lepiej sprawdzają się niezależne zespoły? A może płaska struktura, w której wszyscy podlegają jednemu szefowi? Naszkicuj strukturę Twojej organizacji na kartce papieru. Czy ten rysunek ma sens?
4. Ilu pracowników podlega jednemu kierownikowi? Czy to jest rozsądna liczba biorąc pod uwagę charakter wykonywanej pracy?
5. Jaki rodzaj opisu stanowiska pracy jest potrzebny? Czy w każdym opisie ujęto zakres obowiązków dostosowany do konkretnego stanowiska?
II. Płace i Dodatkowe Świadczenia
W jaki sposób możesz wykorzystać system płac i świadczeń dodatkowych do przyciągnięcia, utrzymania i motywowania pracowników, aby osiągnąć cele biznesowe? Zapytaj siebie:
6. Jak konkurencyjna jest Twoja organizacja wobec podobnych firm? Czy jesteś w stanie porównać zarobki z ofertą konkurencji?
7. Jakie dodatkowe świadczenia pracownicy cenią sobie najbardziej?
8. W jaki sposób możesz stworzyć system płac i dodatkowych świadczeń, aby motywować pracowników na każdym szczeblu do pracy na rzecz sukcesu całej organizacji?
9. W jakim stopniu dodatkowe świadczenia obciążają budżet organizacji? Na co Ciebie stać?
10. Czy potrzebne są inne programy płac i dodatkowych świadczeń służące pozyskiwaniu i zatrzymaniu najlepszych pracowników na różnych szczeblach organizacji?
11. Czy pracownicy rozumieją cały system wynagrodzenia za pracę? Jaka jest skuteczność komunikacji o korzyściach tego systemu?
12. Czy możesz dokonać oszczędności zlecając niektóre zadania zewnętrznym firmom, na przykład, public relations, szkolenia, obsługa prawna, transport, księgowość, ochrona, sprzątanie?
13. W jaki sposób zbierasz dane o pracownikach i jak je analizujesz (na przykład, czas pracy, stawki godzinowe, dodatki, nadgodziny, urlopy, zwolnienia chorobowe, itp.) niezbędne do obliczenia wynagrodzenia? Czy korzystasz z elektronicznych aplikacji ułatwiających zarządzanie tymi danymi?
III. Rekrutacja i Dobór Pracowników
Gdzie szukać i jak wybrać pracowników, którzy najszybciej i najlepiej włączą się w rytm pracy firmy? Zapytaj siebie:
14. Ilu pracowników opuściło Twoją organizację w ciągu ostatnich dwunastu miesięcy i dlaczego? Czy sami zrezygnowali z pracy, przeszli na emeryturę lub zostali zwolnieni?
15. Czy jest potrzeba opracowania materiałów promocyjnych/informacyjnych, które pomogą przyciągnąć pracowników z umiejętnościami, doświadczeniem i cechami charakteru, które są dla Ciebie najcenniejsze?
16. Jaka jest filozofia i kultura zatrudniania pracowników na różnych szczeblach organizacji? Co pracownicy sądzą o zatrudnianiu nowych pracowników z zewnątrz, szczególnie na kierowniczych stanowiskach?
17. Jaki styl rekrutacji i rozmowy kwalifikacyjnej sprzyja wyborowi najlepszych kandydatów? Jakie techniki są najbardziej skuteczne: rozmowa, test, panel?
18. Czy znasz zewnętrzne przepisy prawne dotyczące zatrudniania pracowników na Twoim terenie i czy Twoje techniki rekrutacji są z nimi zgodne?
19. Czy Twoje oferty pracy spełniają wszystkie standardy, na przykład, poufność, kodeks pracy, relacje pracownicze, itp.?
20. Czego możesz nauczyć się od odchodzących pracowników, aby usprawnić Twoją organizację? Czy ktoś przeprowadza rozmowy z odchodzącymi pracownikami?
IV. Szkolenia i Nauka
Większość pracowników chętnie się dokształca, bo nowe umiejętności zwiększają ich wartość na rynku pracy. W jaki sposób możesz określić, które szkolenia pomogą Ci osiągnąć cele organizacji? Zapytaj siebie:
21. Jakich szkoleń i certyfikatów potrzebują Twoi pracownicy i co robisz, aby je otrzymali?
22. Jakie nowe umiejętności muszą posiąść pracownicy, aby utrzymać lub zdobyć przewagę nad konkurencją?
23. Ile pieniędzy możesz przeznaczyć na szkolenia?
24. Czy możesz wypracować zyski - i zmniejszyć własne wydatki - przeprowadzając szkolenia dla innych organizacji?
25. Kto i na podstawie jakich kryteriów decyduje, który pracownik potrzebuje szkolenia?
26. Jakie szanse awansu mają pracownicy, którzy podniosą swoje kwalifikacje w wyniku szkolenia/dokształcania?
V. Wyniki Pracy i Nagrody
Kiedy opiszesz wymagania na każdym stanowisku pracy następnym krokiem będzie motywowanie pracowników do sprostania tym wymogom. Jak ocena wyników pracy i nagrody pomogą Ci osiągnąć Twoje cele? Zapytaj siebie:
27. Jaki masz budżet na motywowanie pracowników do lepszej pracy i nagradzanie za sukcesy?
28. Czy są określone pożądane zachowania i wyniki pracy na każdym stanowisku?
29. W jaki sposób system motywacyjny promuje pożądane zachowania i wyniki pracy?
30. Jak często dokonujesz oceny wyników pracy: raz w roku, dwa razy w roku, raz na kwartał? Dlaczego?
31. Jaki styl oceny wyników pracy najlepiej pasuje do Twojej organizacji? Szczegółowy raport pisemny, wypunktowana lista, ocena ustna, itp.?
32. Jakie programy motywacyjne chciałbyś wprowadzić do kultury organizacji? Nagrody za długoletnią pracę? Uroczyste pożegnanie osób przechodzących na emeryturę? Spotkanie wigilijne z załogą?
33. Jakie informacje są potrzebne do oceny trendów w organizacji i ich rzetelnego pomiaru?
VI. Relacje z Pracownikami
Kształtowanie i rozwijanie dobrych relacji z pracownikami to najważniejszy krok w budowaniu środowiska sprzyjającego osiąganiu maksymalnych wyników. Warto inwestować w takie otoczenie. Złe relacje są kosztowne i ryzykowne. Jak zbudować takie środowisko wewnątrz organizacji? Zapytaj siebie:
34. Jakiego rodzaju umiejętności, wiedza i talent są Ci potrzebne do ochrony organizacji przed wszelkimi formami roszczeń pracowników i klientów?
35. Jak możesz zachęcać pracowników i klientów do dzielenia się z Tobą krytycznymi uwagami zanim dojdzie do wybuchu niezadowolenia? Jakie programy możesz wprowadzić, aby uzyskać sugestie poprawy sytuacji/zachowania/działania? Skrzynki na listy, sondaże wśród klientów i pracowników, otwarte spotkania, intranet, itp.?
36. Czy znasz wszystkie przepisy krajowe, regionalne i lokalne regulujące funkcjonowanie Twojej organizacji? Czy prowadzisz pełną i systematyczną dokumentację pozwoleń na pracę, zaleceń inspekcji pracy, wynagrodzenia za pracę, itp.?
37. Czy opracowałeś nieformalny *kanał komunikacyjny* z pracownikami, którzy chcą porozmawiać o problemie w pracy? Czy muszą oni nawet w drobnej sprawie szukać porady na zewnątrz organizacji?
38. Czy dysponujesz procedurami i/lub wytycznymi jak chronić organizację i pracowników w okresie promowania organizacji (na przykład, kampania reklamowa)? Czy są one formalnie opisane? Jak często są aktualizowane?
39. Kto ma dostęp do danych o pracownikach i ich akt? Kto powinien mieć do nich dostęp i w jakim zakresie?
40. W jaki sposób możesz rozwijać i utrwalać wartości organizacji, aby zmniejszyć ryzyko interwencji związków zawodowych?
Konkluzja
Pracownicy są Twoim najcenniejszym kapitałem. Bez ich talentu i zaangażowania przegrasz z konkurencją, nawet jeśli masz kapitalny produkt. Warto więc zadbać o stworzenie środowiska, w którym wykażą talenty i motywację wprawiające konkurencję w zakłopotanie.
Zadanie powyższych 40 pytań jest pierwszym krokiem w programie poprawy efektywności działania Twojej organizacji. Konsultant public relations pomoże Ci znaleźć zrozumiałe odpowiedzi na te pytania.
A zatem szable w dłoń!